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INTRODUCCIÓN A GESTIÓN DE PROYECTOS
OBJETIVOS 
Al final de este modulo serás capaz de:
01 Familiarizarte con la disciplina de la Gestión de Proyectos y el Ciclo de Proyectos
02 Comprender lo esencial de un proyecto exitoso
03 Desglosar la estructura básica de un plan de gestión de proyectos
04 Ver las poderosas recomendaciones para los RRHH en la gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos (PM)?
¿Por qué debería la Fundación Educativa profundizar en la disciplina de la gestión de proyectos?
En el contexto de esta unidad de formación, introduciremos los objetivos a la disciplina de la gestión de proyectos como un enfoque, más que como una mera disciplina.
Este enfoque de la gestión de proyectos permitirá a los lectores ser mucho más competentes, eficaces y eficientes en el diseño, el desarrollo y el despliegue de sus planes estratégicos para el crecimiento económico y la competitividad empresarial.
Extrapolaremos los elementos definitorios de la gestión de proyectos, las principales responsabilidades de un gestor de proyectos y lo que distingue a un "proyecto" de un "proceso".
Buscando una definición de PM
En el contexto de este programa de formación, nos referiremos a la gestión de proyectos siguiendo la definición de la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos :
La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos y habilidades para lograr los objetivos específicos del proyecto (resultados) dentro de los parámetros acordados (plazo y presupuesto limitados).
Los resultados finales y el plazo limitado son los dos elementos que distinguen a la gestión de proyectos de la disciplina general de la gestión.
En la gestión, el proceso es continuo y, en lugar de productos finales, es más apropiado hablar de productos finales que se reinvierten como nuevas aportaciones que informan y ponen en marcha nuevos ciclos de gestión.
Definición de las características de un proyecto
• Temporalidad: un proyecto es (y debe ser) temporal, con una fecha de inicio y otra de finalización, un alcance definido, una escala y unos recursos asignados en consecuencia.
• Singularidad: un proyecto no es una operación rutinaria. Cada proyecto es único en cuanto a su naturaleza, objetivos, recursos y enfoque considerado (métodos, habilidades, para lograr los objetivos específicos del proyecto).
Fuente: Project Management Institute
PROYECTO vs PROCESOS, elementos diferenciadores…
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PROYECTOS
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PROCESOS
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• Ciclo de vida definido
• Calendario planificado
• Recursos asignados
• Único / Innovador
• Transfuncional
• Dinámico
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• Flujo continuo de actividades y tareas
• Proceso continuo y rutinario
• Recursos presupuestarios generales
• Administración ordinaria
• Mono-disciplinario
• Estático
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El ecosistema del PM
• Tiempo (Fecha de inicio → Plazos intermedios →Metas → Fecha de finalización → Seguimiento) 
• Resultados (Cualitativo y cuantitativo)
• Recursos (e.j., Tecnologías, Recursos Humanos)
• Enfoque emprendedor (e.j., sentido de la iniciativa, resiliencia, etc.)
• Equipo (e.j., Gestor del proyecto + equipo del proyecto)
• Partes interesadas (i.e., Equipo(s) de apoyo, terceros y grupos de interés)
Tres pilares de PM
Variables entrelazadas: un cambio en una variable afectará inevitablemente a las demás.
Fuente: Elaboración propia
Gestión de Proyectos: Equipo(s) de apoyo, terceros y grupos de interés
• La gestión de proyectos como enfoque se convierte en una mentalidad que se aplica transversalmente y horizontalmente para TQM (total quality management-gestion total de la calidad) y JIT (a tiempo) eficiencia y eficacia.
• La gestión de proyectos como enfoque es una "mentalidad de rendimiento" de actividades complejas e interrelacionadas.
• La gestión de proyectos como enfoque proporciona un marco empresarial mejor, más sólido y más fiable para trabajar en un entorno siempre cambiante, inestable y ambiguo.
¿Qué entendemos por proyecto exitoso?
Un proyecto que cumple plenamente con :
• Calendario interno acordado
• Presupuesto asignado
• Normas cualitativas y cuantitativas
• Uso eficaz y eficiente de los recursos
• Satisfacción de de las expectativas de los objetivos (e.j., beneficiarios)
• Pocas o ninguna desviación de los planes originales, dependiendo de la necesidad de afinar en las tareas
• KPIs (indicadores clave de desempleño) de impacto y sostenibilidad
• Cultura corporative y visión estratégica
• Capacitación y Desarrollo de capacidades del personal
…sobre el jefe de proyectos
En contra de la opinión generalizada, el perfil de jefe de proyecto tiene un estatus predefinido en el organigrama.
 El jefe del proyecto es el responsable del proyecto en cuestión (es decir, el ingeniero, los recursos humanos, etc.) y de su finalización con éxito.
El jefe del proyecto – y su equipo – establece:
• Resultados esperados (y resultados)
• Carga de trabajo
• Distribución de funciones y responsabilidades
• Medios de sostenibilidad
• Presupuesto y recursos
• Normas y procedimientos de seguimiento y evaluación
• Comunicación y estrategias de participación de las partes interesadas
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Marco general
El ciclo de vida del proyecto tradicional se compone de cinco etapas:
DISEÑO
La fase de diseño es cuando los equipos del proyecto recogen y reúnen las necesidades / oportunidades abordadas por el proyecto...
Los equipos de proyecto aprovechan este momento para hacer un brainstorming interno sobre
• Antecedentes y relación del proyecto
• Objetivos específicos
• Recursos necesarios para la calidad (financieros, humanos, tecnológicos)
• Plan de trabajo y calendario (es decir, borrador inicial del diagrama de Gantt)
• Identificación de las partes interesadas de relevancia e interés para la ampliación del proyecto
En este momento, preferimos hablar de “propuesta del proyecto” ya que todavía no hay un proyecto concreto que gestionar, sino sólo ideas sobre su estructura general y ejecución.
PLANIFICACIÓN
La fase de planificación implica una estructura más concreta de la gestion de implantación:
• Requisitos operativos
• Plan de gestion del proyecto (e.j., distribución de funciones y responsabilidades)
• Plan de comunicación (e.j., medios reales de compromiso y participación de las partes interesadas)
• Plan de gestion de riesgos – identificación de riesgos y establecimiento de contramedidas
• Establecimiento de KPIs (indicadores)- (e.j., realistas y medibles)
• Directrices para la garantía de calidad: medios de control y evaluación
• Recursos necesarios por cantidad
• Desglose de los paquetes de trabajo: tareas → resultados → entregables
• Impacto previsto (e.j., social, medioambiental, etc.) y medios de evaluación
• Establecimiento de un consenso entre las partes implicadas sobre todo lo anterior
 Preparación de la Declaración de Trabajo (SoW): documento formal para una introducción completa y detallada del proyecto tal y como se diseñó en la planificación.
EJECUCIÓN
…en otras palabras, la fase de ejecución se traduce en hacer el trabajo:
• (Puesta en marcha de las actividades)
• Planificación actualizada de las actividades en función del curso de los trabajos y de los resultados obtenidos.
• Seguimiento constante y continuo de los riesgos: probabilidad e impacto
• Gestión diaria de las personas y los procesos
• Participación, compromiso y actualización de los (nuevos) STKH
• Movilización y gestión de los recursos
• Evaluación formativa de las tareas y actividades
• Evaluación sumativa de los resultados tras la finalización de las principales metas del proyecto
• Dirección del equipo y las personas del proyecto (es decir, funciones tradicionales de RRHH)
• Gestión financiera y buen control presupuestario
• Rápida respuesta a las variaciones del contexto
VERIFICACIÓN
En teoría, la fase de verificación es una parada en el ciclo de vida de un proyecto.
En la práctica, El control y la evaluación es un conjunto transdimensional y "fluido" de actividades que los equipos ponen en práctica en cualquier momento de desarrollo y ejecución del proyecto.
El control comienza desde el mismo diseño del proyecto, cuando el gestor del mismo evalúa la relevancia del proyecto en comparación con el objetivo subyacente, o cuando empieza a formar el equipo del proyecto en función de la experiencia y los conocimientos técnicos específicos que se necesitan.
El control, el seguimiento y la evaluación son fundamentales para el éxito del proyecto y la movilización eficiente y eficaz de los recursos. Los cambios en los planes son casi inevitables, lo que marca la diferencia es cómo se gestionan estos cambios, no sólo para que sean lo menos perturbadores posible, sino también para maximizar los beneficios potenciales que se derivan de ellos.
CIERRE
En la fase de cierre, el jefe del proyecto team se reúnen para debatir las principales conclusiones y lecciones aprendidas del proyecto. De hecho, la fase de cierre representa ante todo una oportunidad única de formación y educación para la mejora continua y la consolidación de buenas prácticas.
En este momento, la verificación y la evaluación tienen la forma de una evaluación sumativa -la tan definida post-mortem- de lo que funcionó y lo que no en términos de:
• Gestión general de proyectos
• Prácticas de seguimiento y evaluación
• Modelos de gestión de riesgos
• Comunicación y gestión de las partes interesadas
• Evaluación del impacto
• Presupuesto y control financiero
• Gestión de recursos humanos y personal
DISEÑO Y PLAN
El inicio de las actividades
Tras establecer un entendimiento común sobre los antecedentes y objetivos del proyecto, el equipo del proyecto pasa a elaborar dos documentos formales que orientarán y guiarán sus acciones en el futuro periodo:
• Plan de trabajo (SoW)
• Plan de la gestion del proyecto Management Plan (PMP)
Plan de trabajo (Statement of Work = SoW)
El SoW es el documento formal de gestión del proyecto que detalla las acciones, las tareas y los resultados finales (entregables) realizados por el equipo del proyecto en beneficio de otra persona/grupo de personas.
El SoW demuestra y da referencias concretas de la capacidad operativa, técnica y financiera del equipo que ejecuta el proyecto.
En el caso de iniciativas a gran escala, el pliego de condiciones es un documento preparatorio que las organizaciones presentan para acceder a licitaciones y otros tipos de contratos exclusivos.
El SoW resume lo que será el implante del proyecto en términos de :
• Objetivos
• Actividades
• Impactos
Contenido de SoW
En general, la tabla de contenidos de los aspectos destacados del plan de trabajo:
• Antecedentes de la propuesta de proyecto: las necesidades / oportunidades evaluadas
• Escala y alcance del proyecto
• Plazos y metas
• Dimensión geográfica (es decir, transnacional, local, nacional, etc.)
• Evaluación del impacto
• Indicadores clave de rendimiento - cualitativos y cuantitativos
• Objetivos, metas y beneficiarios finales de las partes interesadas
• Composición del equipo del proyecto: experiencia, competencias y conocimientos técnicos
• Gestión de riesgos
• Marcos de seguimiento e información (herramientas, medios y metodología)
• Garantía de calidad
• Sostenibilidad
El ratio de SoW
El SoW señala la pertinencia de la propuesta de proyecto y legitima la solicitud formal de su financiación
En el SoW, el equipo de trabajo difunde indicaciones en:
• POR QUÉ este proyecto es relevante (y debería ser financiado)
• QUÉ se hará durante el desarrollo y la ejecución
• CUÁNDO se entregarán los principales resultados / se pondrán a disposición del público
• DÓNDE se llevarán a cabo las acciones y dónde tendrán impacto los resultados
• QUIÉN se encarga de qué, quién se beneficiará del proyecto, quién lo utilizará.
El plan de la gestión del proyecto (PMP)
El SoW ofrece indicaciones detalladas sobre lo que se hará/logrará con los proyectos durante su periodo de ejecución...
...pero los detalles específicos de cómo se hará esto se dan a conocer en el Plan de Gestión del Proyecto.
El Plan de Gestión del Proyecto especifica al equipo del proyecto las directrices clave para la ejecución del proyecto en términos de:
• Con qué recursos pueden contar (€, personas, tecnologías, locales, etc.)
• Cuál es el calendario general de ejecución del proyecto
• Qué resultados concretos se esperan de ellos
La condición indispensable para un Plan de Gestión de Proyecto (PMP) efectivo
El cuadro de contenidos de un PMP no está grabado en piedra... dependiendo en primera instancia de su escala y alcance.
En general, el índice medio de de un PMP indica:
• Descripción e introducción al proyecto
• Personal / organizaciones participantes
• Estrategia de comunicación interna y externa
• Gestión financiera y medios de control presupuestario
• Garantía de calidad: metodología y marcos de trabajo
• Gestión de riesgos: identificación → valoración → evaluación
• Sostenibilidad y evaluación del impacto
Descripción e introducción
En esta sección incluiremos:
• Necesidades / oportunidades de las que surgió la propuesta de proyecto
• Partes interesadas y terceras partes de interés para su éxito y ampliación
• Resultados esperados (OUTPUTS) and impactos previstos (OUTCOMES)
• Duración total del proyecto
• Escala geográfica
• Desglose de paquetes de trabajo y tareas
• Presupuesto total, naturaleza y magnitud de los gastos
• (Resumen ejecutivo)
Personas que participan en el equipo del proyecto
En esta sección incluiremos:
• Breve presentación del personal: cargo, funciones y experiencia
• Mecanismos de colaboración y cooperación
• Medios y procedimientos de resolución de conflictos
• Distribución de funciones y responsabilidades
• Antecedentes y experiencia general de las personas involucradas (¿cómo puede este proyecto beneficiar a su participación?
• (en el caso de iniciativas a gran escala, composición del Comité de Gestión del Proyecto que supervisará la ejecución de las tareas y el compromiso con las normas de Garantía de Calidad)
Interno / Externo Communicación estratética *
En esta sección incluiremos:
• Estrategia detallada para:
 Identificación de las partes interesadas
Compromiso de las partes interesadas
Gestión de las partes interesadas
• Comunicación y visibilidad de los resultados y metas del proyecto
• Valorización y aprovechamiento de los resultados del proyecto: qué se hará para maximizar su ampliación e impacto en las partes interesadas, los grupos objetivo, los beneficiarios, etc
• Medios de seguimiento e indicadores específicos
• Medios / herramientas de información
• Oficina de comunicación
* Por favor revisa el modulo IHF’s para más detalles de comunicación y visibilidad
Gestión financiera
En esta sección incluiremos:
• Informes internos: medios y plazos internos
• Comité financiero y administrativo
• Documentación de apoyo
• Autoridad de auditoría externa (si la hay...)
• Varios (todo lo que contribuya a asegurar un buen control presupuestario)
Garantía de Calidad (QA)
En esta sección incluiremos:
• Actividades y funciones de los proyectos a los que se aplica la GC
• Seguimiento y sostenibilidad: ¿de qué manera contribuirá el proyecto a producir externalidades positivas tras su conclusión formal?
• Definición clara de los indicadores, tanto cualitativos como cuantitativos
• Medios (es decir, tabla de evaluación) y calendario para la evaluación interna: evaluación del grado de cumplimiento de los parámetros de rendimiento
• Comité de garantía de calidad: composición y lista de contactos
• ¿Aplicación de qué marco/metodología? **
El ciclo DEMING **
Gestión del riesgo
En esta sección incluiremos:
• Evaluación muy precisa y puntual de los riesgos que podrían tener un impacto negativo en la buena ejecución del proyecto
• Matriz de evaluación ** de los riesgos previamente identificados en función de su:
PROBABILIDAD – Su probabilidad de que ocurra probability to happen
IMPACTO – Cómo de disruptivas deberían ser en caso de que ocurran
Matriz de evaluación **
BUENAS PRÁCTICAS
La ley imperdurable para una Gestión de Proyecto eficaz y eficiente
En el contexto de esta unidad de formación, compartiremos con los participantes algunas buenas prácticas fundamentales que deberían asegurar una ejecución del proyecto sin problemas y con impacto.
Estos consejos y trucos se refieren esencialmente a la mentalidad y el marco que los gestores de proyectos deben adoptar para hacer su vida un poco más fácil...
Los primeros puntos clave que deseamos recomendarle son los siguientes
• Quiérete a ti mismo…
• No sobrecompliques las cosas…
• Keep It Simple and Smart (mantén la sencillez y la inteligencia)…
COMPLEJIDAD vs COMPLICACIÓN
Hay una gran diferencia conceptual entre un proyecto complejo y uno complicado.
→ Complejida no es un sinónimo de dificultad, los proyectos complejos son de hecho:
• Austeros
• Claros
• Directos
• “no hay lugar” para los malentendidos
Un proyecto es Complejo cuando las variables se interrelacionan a nivel multidimensional para producir y generar resultados favorables (como se espera en los planes)
→ Por otra parte, un proyecto se "complica" cuando los jefes de proyecto pierden de vista las relaciones causa-efecto dentro del diagrama del proyecto, o cuando en la fase de ejecución el proyecto abunda en redundancias y solapamientos.
¿Cómo evitar ser complicado?
A continuación, una serie de reglas de oro esenciales para un mejor cumplimiento de KISS (mantener la sencillez y la inteligencia) :
- Establecer objetivos realistas, medibles y alcanzables
- Optimiza en la medida de lo posible la cantidad de trabajo necesaria para conseguirlos
- Aprender a ser eficiente (es decir, ahorrar recursos), no sólo eficaz...
- Busca orientación y retroalimentación, no hay lugar para el ego o los lobos solitarios
- No ocultes los errores: amplía tu curva de aprendizaje y readapta tu estrategia
- Establece jerarquías y prioridades.
¿Cómo desglosar la estructura de trabajo? El enfoque de la muñeca rusa Consejos para presupuesto y estructura de costes
El presupuesto indica la calidad y cantidad de recursos necesarios para desarrollar e implementar el proyecto. En referencia a la actividad financiada subyacente, la asignación de las finanzas sigue tres criterios:
• Duración de la tarea, cuanto más largo, más absorbente de recursos
• Naturaleza de la tarea, administración ordinaria VS administración extraordinaria
• Intensidad de la tarea, cuanto más intensa, más absorbe recursos
• Consider that a sound budgeting plan look also at non-economic resources:
¡GENIAL!
¡GENIAL!
Recuerda (ahora tú sabes):
01 Gestión de proyectos: contenido y buenas prácticas
02 Ciclo de vida del proyecto: desde la idea a la implementación
03 Marco de referencia para la gestión del riesgo
04 Recomendaciones para un Proyecto exitoso
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