Al acabar este modulo serás capaz de:

01 Entender que es un manual de emergencia

02 Conocer la estructura de un manual de emergencia

03 Crear tu propio manual de emergencia

04 Utilizar un manual de emergencia

Un plan de continuidad del negocio describe los procedimientos e las instrucciones que una empresa debe seguir en caso de eventos inesperados o desastres, sean fuego, sangre o ataques cibernéticos que causan problemas de sucesión repentinos o temporales.

El 30-45%

de las organizaciones no vuelve a abrir después de haber sido afectada por un desastre

Crear un manual de emergencia dará a tu empresa la mejor posibilidad de sobrevivir a un evento como esto y estarás listo para actuar rápida y eficazmente. Por mucho tiempo, muchos emprendedores han tenido en cuenta cómo puede ser importante tomar precauciones contra el fracaso. Sin embargo, la voluntad de abordar intensamente este tema es a menudo escasa. La razón es obvia:

El punto de partida de todas las consideraciones son juegos mentales desagradables que te afectan.  

Muy a menudo estos pensamientos se dejan de lado. ¿A quién le gusta esperar lo peor?

Es precisamente por esta razón que las empresas no tienen un plan de contingencia adecuado.

Pero, claro, las desgracias ocurren – inesperadas y de repente. Accidentes o enfermedades pueden afectar a cualquiera, pero suelen ser impredecibles. ¿Quién puede y debe encargarse de esta empresa en caso de golpe del destino? ¿Quién llevará las tareas más importantes temporal o permanentemente? Hay el riesgo de que todas las ruedas se detengan sin una preparación adecuada. De este modo, la empresa puede asegurarse de tener éxito con la estrategia correcta y algunos pasos prácticos. Para proteger la empresa de los daños innecesarios, debería haber un plan de emergencia.

El manual de emergencia debería ser sugerencia, orientación y herramienta al mismo momento, y debería  poner en práctica las normas más importantes.

• Todas las medidas y la información en un plan de emergencia deberán registrarse por escrito.

• El manual de emergencia puede ser utilizado como un “denominador común".

• Puedes rellenar y guardar indirectamente las páginas individuales. Recomendamos imprimir las páginas y archivarlas con los documentos necesarios. Además, puedes tomar notas en las páginas completas del manual de emergencia, donde están situados los documentos adicionales.

• Eso tiene sentido para actualizar continuamente los documentos y revisarlos por lo menos una vez al año.

• Por favor, tómate el tiempo necesario para crear y mantener el manual de emergencia.

• Discute las posiciones individuales con los empleados responsables y con la familia.

• Es importante que las personas en que confíes sepan donde está el kit de emergencia. Dado que los datos confidenciales se agrupan aquí, se recomienda guardarlos en un sitio seguro, como una taquilla, o llevar los documentos a tu abogado o al notario. 

Usa la siguiente lista para comprobar como manejar los riesgos del negocio:

• Manual Operacional de emergencia para las empresas

• Instrucciones, poder general y cesiones en la empresa familiar

• Plan de emergencia para la pandemia viral

Medidas y consejos concretos e inmediatos están divididos en tres bloques temáticos:

1.) Prevención de la crisis  - ¿Cómo me puedo preparar para una emergencia?

La primera sección ofrece una visión general centrada en lo que puedes hacer para ayudar a alguien, estar preparado para una emergencia y mantener el riesgo para la empresa lo más bajo posible.

2.) Gestión de la crisis - ¿Qué hay que hacer para estar listo urgentemente?

La segunda sección explica qué hacer cuando ya haya surgido una emergencia y cuáles pasos se requieren para limitar el daño.

3.) Superación de la crisis - ¿Qué es lo siguiente?

Desde luego, la emergencia ha sacudido la empresa. ¿Qué aprendiste y qué puedes utilizar para el futuro de la empresa?

Por lo general, las crisis y las emergencias apenas pueden ser gestionadas. Mucha gente encuentra la situación dolorosa, especialmente en los contextos de emergencia actual. Tratar el tema sin estar en una situación de emergencia ayuda a minimizar los riesgos para tu empresa. Como empresario responsable, tienes que contestar a las preguntas:  ¿Cuánto dependen de ti tus actividades cotidianas? ¿Cuánto puede existir tu empresa sin ti? ¿Qué es posible para las actividades cotidianas? ¿Eso se aplica a las decisiones estratégicas o a la fuerza innovadora de la empresa?

Décadas de gestión de la empresa se han traducido en una simbiosis entre el jefe y la empresa. Nadie sabe tan bien como van las cosas como el jefe. Una empresa como esta es muy mala en eventos imprevistos, como una enfermedad, pero también en los eventos realmente planificables, como una sucesión corporativa. Con un plan de emergencia, tú garantizas que tu empresa puede seguir funcionando si el directivo o los principales socios están ausentes de la empresa por muchas semanas o definitivamente. Los planes de emergencia incluyen riesgos gestiónales sistemáticos y un manual de emergencia detallado, en el cual puedes encontrar los documentos importantes y la información sobre la empresa en una ubicación central y actualizarlos anualmente. Una buena manera de probar el manual de emergencia por posibles errores y fuente de crisis es cuando el jefe se vaya de vacaciones por mucho tiempo.

En caso de emergencia, si tú fueras incapaz de actuar por un periodo de tiempo breve o permanente, deberán nombrar a personas de confianza adecuadas para seguir el negocio. Puedes decidir quien asumirá la gestión hasta que vuelvas a estar “a bordo” o hasta que se haya formado a un sucesor. Estos consejeros confidenciales deberán recibir el poder necesario. Esto se puede hacer otorgando un poder notarial limitado o un poder general. En el caso de  una sociedad de responsabilidad limitada, es necesario nombrar a una persona de confianza que ejerza los derechos de los accionistas en la junta general. Para que la persona pueda actuar, debe tener el poder necesario. Dado que una serie de disposiciones legales se aplican al otorgar el poder notarial, también debes buscar el consejo de un abogado. Si un poder no está (actualmente) disponible o se concede el poder notarial, el poder notarial general o el poder notarial comercial debe especificarse en el manual de emergencia o en otro lugar seguro.

Por supuesto, esto recompensa también a nivel privado, porque mientras un heredero (incluido el cónyuge) no pueda presentar un certificado de herencia o un testamento, tampoco tiene derecho a actuar. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, los herederos no pueden designarse como directores generales.

Disposición en el sector privado:

Las precauciones deben ser tomadas también en el sector privado. La habilidad de la familia  para actuar está garantizada. Eso se aplica no solo en caso de muerte, sino también en caso de serias enfermedades o accidentes que conduzcan a una incapacidad laboral permanente. Las directivas anticipadas y el poder general se utilizan aquí para proporcionar asistencia útil. Asegúrate de que estas disposiciones y poderes notariales no estén solo en un testamento. Si la información solo se da allí, solo se sabrá cuando se abra el testamento. En muchos casos, esto puede ser demasiado tarde. Se recomienda que busques el asesoramiento de un abogado o un notario.

• Puedes elegir quien llevará la gestión hasta que vuelvas a estar “a borde” o hasta que tu sucesor haya sido formado.

• Dado que se aplican varias disposiciones legales al otorgar un poder, también debes buscar el asesoramiento de un abogado.

• Si un poder no está disponible (actualmente) o se otorga un poder, se requiere que se especifique un poder general o un poder comercial en el manual de emergencia o en otro lugar seguro.

• También se deben tomar precauciones en el sector privado. La capacidad de acción de la familia está asegurada.

La crisis por el covid19 ha provocado cambios económicos en todo el mundo. Por muchas empresas, eso significa un descenso en el consumo, problemas de entrega y trabajo a corto plazo. Por cierto hay algunos ganadores en la crisis, pero son principalmente las empresas que ven llegar tiempos difíciles debido a los años del Corona virus. Además, para el turismo, la gastronomía y las instituciones culturales, los perdedores incluyen también las industrias que dependen de la exportación. así como los proveedores y los distribuidores de automoción. Las típicas empresas familiares medianas a menudo mueren antes de tomar las decisiones esenciales y a menudo tienen que cambiar su modelo de negocio completo.

¿Esta grande crisis puede ser también una oportunidad?

Dado que las condiciones generales han cambiado por muchos, ahora también es necesario volver a pensar en modelos de negocio, visiones y estrategias. Sin embargo, el punto de vista es este.

Una pandemia raras veces ha sido incluida entre los “normales”  riesgos de negocio. Incluso situaciones de crisis más ordinarias a menudo se alejan en los negocios diarios. Sin embargo, la situación actual puede también despertarte, por fin pueden abordarse las tareas empresariales, que se suelen descuidar fácilmente en los negocios del día a día y se quedan atrás.

En vista de esta situación, el problema del plan de emergencia es llegar a ser más explosivo. Deben ser implementados cuando todo en una empresa no va de acuerdo con el plan. Desafortunadamente, en el pasado se ha demostrado a menudo que, en caso de accidente o – actualmente – en caso de una grave enfermedad por covid19, se piensa en la gestión demasiado tarde. Llega a ser muy precario cuando el empresario muere. Toda la línea de producción puede llegar a un punto muerto, o no se pueden prevenir importantes indemnizaciones, porque ya nadie decide. ¿Y de dónde viene el flotador antes de que la compañía se hunda en una tormenta?

Desde un punto de vista humano, es comprensible no querer pensar en estas situaciones de emergencia. Desde el punto de vista empresarial, esto es una irresponsabilidad, sobre todo si la empresa se ha construido con mucha pasión, y sobre todo con miras a la mano de obra.

Este resumen compacto y orientado a la práctica, tiene como objetivo facilitar la preparación indispensable para una emergencia empresarial. La actual situación de pandemia no es la única razón, porque una emergencia puede afectar a cualquier persona en cualquier situación. En este sentido, las recomendaciones tienen validez general.

• La crisis por corona virus ha llevado a cambios económicos en todo el mundo. Por muchas empresas, eso significa un declino en el consumo, problemas de entrega y trabajo a corto plazo.

• Una pandemia raramente ha sido incluida entre los riesgos de negocio “normales”.

• La situación de pandemia actual es sólo una de las muchas razones de emergencia posibles, porque la emergencia puede afectar a cualquiera en cualquier situación. 

El 13 de diciembre de 1920, la empresa Haribo entró en el registro comercial de Bonn por el fundador de la empresa Johann "Hans" Riegel. El nombre de la empresa es un acrónimo y deriva de las primeras dos letras de su primer y último nombre y las primeras dos letras de la ubicación (Hans Riegel Bonn). De acuerdo con la información de la empresa, el capital inicial fue un saco de azúcar, una caldera de cobre, una placa de mármol, un taburete, una chimenea de ladrillo y un rodillo. Dos años después el fundador de la empresa, Hans Riegel inventó el precursor del Oso de Oro, llamado posteriormente "Tanzbär" (“el oso danzante”). Sin embargo, este no solo era más grande que el osito de goma que tenemos ahora, sino también más suave, porque en su producción se utilizaba la goma arábiga en vez de la gelatina que es común hoy en día. 

Después de la muerte prematura de Johann Riegel en marzo de 1945, inicialmente la empresa fue gestionada por su mujer. Luego, cuando sus hijos Hans and Paul volvieron del cautiverio de guerra, en 1946, se hicieron cargo de la dirección. Hans Riegel junior representó la empresa externamente, mientras Paul Riegel se dedicó a la investigación y al desarrollo del producto y casi nunca aparecía en público.

En octubre de 2003, Hans Riegel junior anunció que uno de sus sobrinos, Hans-Jürgen Riegel (* 1956), hubiera sido su sucesor. El dirigió el negocio en Francia hasta el 2005, cuando discutió con su tío y dejó la empresa. El copropietario Paul Riegel murió inesperadamente en la noche del 3 de Agosto de 2009.

Después de la ruptura de la buena relación con su sobrino, Hans Riegel decidió dejar el tema de la sucesión. Eso llevó a un conflicto de las líneas familiares de Haribo, como sus hijos siguieron con una queja a la Cámara de Industria y del Comercio empezada en verano de 2008 por Paul Riegel, para aclarar las cuestiones jurídicamente complejas. Después de su suspensión, al mismo tiempo, por fin fue elaborada una solución general amigable y fue presentada en 2010.

Posteriormente, Haribo-Holding GmbH & Co. KG fue recién fundada. Paul Riegel Familienholding y Hans Riegel Holding, que es recién fundada por este objetivo, cada uno posee la mitad de las acciones.

Hans-Guido (* ~1966), el hijo de Paul Riegel de su primera boda, se convirtió en el director general de la producción y de la tecnología, como su padre junto a su sobrino Hans, que siguió ocupándose de la comercialización y las ventas. Hans-Arndt (* ~1968), hijo de la segunda boda, asumió la presidencia del nuevo consejo de supervisión de cuatro miembros. A Andreas Nickenig (* ~1968), un empleado de mucho tiempo que fue considerado el “hijo adoptivo” de  Hans Riegel y que, al mismo tiempo, se llevaba bien con los hijos de Paul de la misma edad, le dieron también un fuerte papel de gestión de los negocios internacionales.

Debido a los problemas de sucesión del pasado, la Fundación de Hans Riegel fue fundada en 1987, dirigida por Reinhard Schneider, el firmante autorizado y empleado de mucho tiempo de Hans Riegel. Así, después de la muerte inesperada de Hans Riegel el 15 de octubre de 2013, se pudo asegurar la continuidad y el éxito de la empresa.

Para hacer tu propio manual, tómate tu tiempo.

El manual de emergencia debería ser sugerencia, orientación y herramienta al mismo tiempo, y debería de poner en práctica las reglas más importantes.

Puedes descargar la plantilla aquí.

Recuerda (ahora sabes de):

01 Entender que es un manual de emergencia

02 Conocer la estructura de un manual de emergencia

03 Crear tu propio manual de emergencia

04 Utilizar un manual de emergencia

 ¡Sigue adelante!