Tanto si desea dirigir su negocio en línea como si sólo quiere aprovechar las numerosas ventajas que el uso de la web le ofrece en su trabajo diario, la elección y el conocimiento de la estrategia correcta pueden determinar el éxito o el fracaso de toda la empresa.
En este capítulo, aprenderá acerca de los métodos de gestión más populares y cómo identificar eficazmente y satisfacer las necesidades de los clientes.
Los cimientos sobre los que se creó el concepto de Lean Management se remontan al Japón de los años 50. El sistema desarrollado por Taiichi Ohno, conocido en la literatura inglesa como el Sistema de Producción Toyota (TPS), permitió a Toyota transformarse de una pequeña empresa local en un operador global. Es más, el sistema ha sido adoptado por otras compañías automotrices japonesas, como Mazda y Nissan.
¿EN QUÉ CONSISTÍA EL TPS?
Sus dos principios fundamentales eran:
Just In Time — un sistema de entrega que asegura que la compañía produzca sólo lo que se demanda, sin crear un excedente innecesario y la saturación de los almacenes.
Jidoka (autonomía) — diseñando sistemas que permitieron a la instantánea detección de errores y anomalías durante la producción, asegurando una alta calidad de los coches fabricados.
El TPS llamó rápidamente la atención de los expertos occidentales, que señalaron la gran ventaja del sistema japonés sobre los sistemas clásicos de producción en masa utilizados en las fábricas americanas y europeas.
El término "producción ajustada" en sí mismo apareció por primera vez en el artículo de John Kraftcik y fue adoptado más tarde por un grupo de investigadores del Instituto Tecnológico de Massachusetts en su libro "La máquina que cambió el mundo".
¿POR QUÉ FUE LLAMADO LEAN PRODUCTION?
Citando a los autores:
"(...) consume menos de todo comparado con la producción en masa - la mitad del esfuerzo humano en la fábrica, la mitad del espacio de fabricación, la mitad de la inversión en herramientas, la mitad de las horas de ingeniería para desarrollar un nuevo producto en la mitad de tiempo"
(J. P. Womack, D. T. Jones, D. Roos 1990: The Machine That Changed the World, New York, p. 11)
DESDE LA PRODUCCIÓN DE AUTOMÓVILES HASTA LA GESTIÓN DE STARTUPS
En este punto, probablemente se pregunte ¿cómo usar un sistema de producción de automóviles en un negocio que puede no estar basado en la producción en absoluto?
La respuesta a esta pregunta es "Lean Management".
Con la creciente popularidad de la producción ajustada en varios sectores industriales, ha habido numerosos intentos de transferir sus principios al campo de la gestión de toda la organización. En su libro "Lean Thinking", publicado en 1996, James Womack da algunos de los principios que una "organización lean" debe seguir.
ESTOS SON:
identificar los valores de los clientes que son clave para eliminar las actividades que no añaden valor
identificar el flujo de valor, es decir, analizar todas las actividades desde la realización del contrato hasta la entrega del producto o servicio terminado y excluyendo los que no se correlacionan con los valores.
un flujo continuo, es decir, la prestación de servicios o productos de manera fluida, sin tiempos de inactividad innecesarios
el sistema de tirada, los productos y servicios deben ser suministrados al cliente sólo cuando y en la cantidad exacta que se necesitan, sin crear reservas innecesarias.
la búsqueda de la perfección, que es el principio más importante del pensamiento lean, es decir, el énfasis en una constante búsqueda de mejoras y perfeccionamiento de la calidad de los servicios y productos ofrecidos.
¿Cómo puede verse esto en la práctica? En primer lugar, recuerde que las mejoras reales para su negocio pueden venir de cosas aparentemente triviales. Cuando lea sobre sistemas, identificar un flujo de valor o crear un sistema de succión, puede pensar que lean sólo se aplica a proyectos abstractos y altamente complejos. ¡Nada más lejos de la realidad!.
Un ejemplo de su uso en una organización puede ser la marcación adecuada de las puertas de la oficina para que los empleados se muevan a su alrededor de manera más eficiente, o el reemplazo de 3 sellos diferentes de 3 personas diferentes con uno igual de importante.
Al asegurarse de que la única justificación de cualquiera de los procesos que se llevan a cabo en su empresa no es "porque siempre lo hemos hecho" puede hacer que su empresa sea eficiente, eficaz y capaz de proporcionar un mejor producto a sus clientes.
El término Agile incluye actualmente varias metodologías y términos diferentes. Quizás se ha encontrado profesionalmente o en la vida privada con palabras como MVP, Scrum o Sprint y se ha preguntado qué significan.
Empecemos desde el principio.
¿DONDE EMPEZÓ TODO?
Los comienzos del enfoque Agile han de ser buscados en los cambios que tuvieron lugar a finales de la década de 2000 en el mercado de la tecnología de la información, causado por el creciente descontento con el modelo de la cascada.
¿QUÉ ES UNA CASCADA?
Es un proceso en el que todas las etapas se planifican cuidadosamente y se suceden en un orden invariable, precedidas por una larga y minuciosa documentación y de las expectativas de los clientes.
Hay varios problemas con este enfoque:
En primer lugar, el desarrollo de software, como proceso creativo, no siempre puede estar contenido dentro de un plan rígido y pasar a las siguientes etapas sin volver a las anteriores;
En segundo lugar, las pruebas en un modelo de este tipo sólo se producen al final, por lo que encontrar un error puede causar grandes problemas, impidiendo a menudo que el producto entre en el mercado;
En tercer lugar, las necesidades del mercado o del cliente pueden haber cambiado durante el desarrollo del producto, pero ya no es posible cambiar la extensa documentación sin comenzar de nuevo.
PARA HACERSE UNA MEJOR IMAGEN DE ESTO, PONGAMOS UN EJEMPLO:
Suponga que pide un coche, un descapotable deportivo. Junto con el fabricante de coches, pasaste un mes eligiendo todo desde el motor al color de la tapicería.
Después de un año de producción, finalmente puedes llevar el coche a una prueba de manejo. Resulta que la guantera no se abre, y su reparación requeriría desmontar todo el coche, lo que llevaría otros 3 meses.
Podrías vivir con eso si no fuera por el hecho de que te has convertido en padre mientras tanto, y realmente necesitas una minivan.
Estos y otros problemas (resistencia al cambio, términos valorados por encima de la creatividad, tratar a los empleados como engranajes de una gran máquina) hicieron que muchos programadores buscaran una mejor manera de crear software, dando mayor satisfacción tanto a los empleados como a los clientes.
En 2001 en Utah, durante una reunión de 17 representantes de la industria de la tecnología de la información, se creó un documento que se considera el comienzo del Manifiesto de Programación Agile
Sus autores, gracias a su experiencia en la implementación de software, señalan la mayor importancia de:
las personas y la interacción sobre los procesos y las herramientas
ejecutar el software sobre la documentación detallada
cooperación con el cliente en las negociaciones del contrato
responder a los cambios en la aplicación del plan.
También redefinieron el enfoque de la creación de software, escribiendo
reglas de acuerdo con las cuales el software debe ser entregado al cliente lo antes posible, en continua cooperación con el cliente, y estando abierto a los cambios incluso en las últimas etapas de su creación.
Al mismo tiempo, señalan el valor de los equipos motivados y auto-organizados, que impulsan la innovación y se preocupan por el valor del producto que crean..
Los valores presentados en el manifiesto ganaron rápidamente gran popularidad, gracias a lo cual casi 20 años después el enfoque agile es la norma en la industria de la tecnología de la información, presente en el día a día de las mayores empresas de este mercado (por ejemplo, Adobe o Atlassian), y el propio Agile ha generado numerosas metodologías basadas en su premisa, la más popular de las cuales es Scrum. (www.scrum.org/).
AGILE EN SU PROPIO NEGOCIO
¿Significa su pedigrí que Agile sólo se aplica a proyectos de TI?
¡De ninguna manera! Desde la publicación del manifiesto, muchas empresas han adoptado con éxito los principios de Agile a su terreno, lo que les permite ser más competitivos en el mercado y abrirse al cambio, y responder mejor a situaciones inesperadas. ¿Cómo puede transferir sus principios a su propia empresa? El primero de los principios del Manifiesto será crucial en esto:
„La satisfacción del cliente mediante la aplicación temprana y continua de un valioso software es nuestra principal prioridad.”
EL ENFOQUE AGILE PUEDE RESUMIRSE EN UNA SECUENCIA RECURRENTE DE ACCIONES:
Averigua dónde estás.
Da un pequeño paso hacia la meta.
Obtén retroalimentación.
Ajusta tu producto para que se adapte a él.
De esta manera, se proporciona al usuario final el mínimo necesario y luego se determinan los siguientes pasos y la dirección del desarrollo en función de sus reacciones. Veamos un ejemplo::
Supongamos que desea montar un negocio de limpieza de perros. Está pensando en dirigir su oferta principalmente a los dueños de caniches, tiene una idea para un logo (un pequeño caniche con tijeras en los dientes), con el que va a imprimir varios miles de folletos promocionales y tarjetas de visita. También tiene un montón de ideas para servicios adicionales en su nueva empresa: baños de burbujas relajantes, venta de aperitivos orgánicos para perros y cosméticos para el cuidado del pelo. Sin embargo, como desea manejar su negocio de manera ágil, comienza
proporcionando el mínimo necesario: abrir el salón con un solo puesto de aseo, que es el mínimo en el que se basa su negocio. Luego, aprovechando las ventajas de Internet, crea un sitio web sencillo y lo llama "Salón de Peluquería Canina" (el logo de sus sueños tiene que esperar, utiliza una foto de licencia gratuita que se encuentra en Internet)
Así es como obtienen los primeros clientes y cuando habla con ellos, se descubre eso:
Están satisfechos con el servicio y recomiendan sus servicios a sus amigos, pero desafortunadamente, los dueños de los caniches tienen una escasa presencia en la zona y los dueños de otras mascotas se asustan con la imagen de un caniche,
Están contentos de que anuncie su negocio en Internet, ya que los folletos de limpieza de gatos han ensuciado sus buzones. durante meses,
Estarían interesados en baños de burbujas para sus mascotas, pero prefieren comprar aperitivos y cosméticos de un proveedor de confianza a través de Internet por el momento.
EN ESTE HIPOTÉTICO Y BASTANTE SIMPLE ESCENARIO, UTILIZANDO LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DE AGILE LOGRÓ:
evitar los costos asociados con el diseño de logotipos e impresión de folletos y tarjetas de visita, que en última instancia, afectaría negativamente a su negocio,
descubrir que puede extender su negocio a otros dueños de perros renunciando a la idea de ser un salón exclusivo de caniches, aumentando así su clientela,
hacer un plan para el desarrollo futuro, comenzando con la adición de baños de burbujas, que son los más populares (no tiene que
abandonar la idea de los aperitivos y los cosméticos por completo, puede introducirlos más tarde cuando gane la confianza de tus clientes)
Después de revisar el material de las dos secciones anteriores, ya conoce las estrategias que pueden hacer que su empresa sea competitiva.
Sin embargo, recuerde que ninguna de ellas es una receta ya preparada para el éxito y, en algunos casos, incluso puede optar por un modelo de cascada (que todavía se utiliza en el sector público o en la industria médica, entre otros). Tanto si su organización es lean o agile, su elemento común es poner a sus clientes, sus necesidades y su satisfacción en primer lugar.
Para empezar a diseñar tu servicio o producto, puedes usar Design Thinking.
¿QUÉ ES DESIGN THINKING?
“Design thinking es un enfoque de la innovación centrado en el ser humano que se nutre del conjunto de herramientas del diseñador para integrar las necesidades de las personas, las posibilidades de la tecnología y los requisitos para el éxito empresarial.”
A medida que el pensamiento de diseño evoluciona y toma nuevas formas, es difícil definirlo con precisión. Asimismo, es difícil determinar el curso exacto de las etapas posteriores de trabajo en este método.
Sin embargo, asumimos que tenemos 5 etapas:
LA ETAPA DE EMPATÍA ES EL MOMENTO EN EL QUE DEBERÍAS HACERTE PREGUNTAS:
"¿Quién es el cliente?"
"¿Dónde trabaja / pasa el tiempo su cliente después del trabajo?
“¿Dónde vive?"
"¿Qué le gusta y qué no le gusta?"
"¿Qué tiene ya su cliente?
“¿Qué le falta?"
"¿Cuáles son los valores?"
¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE LA EMPATÍA EN EL MODELO DE NEGOCIOS?
Porque es el enfoque en el usuario en el proceso de diseño lo que distingue el producto, el servicio y todo el negocio.
Conociendo al usuario, sus necesidades y experiencia previa, puedes crear el producto o servicio más ergonómico para él.
Este tipo de diseño de productos y servicios, que en esencia se centra en la experiencia del cliente y está orientado a proporcionar soluciones a medida, se denomina diseño UX (experiencia del usuario).
Aunque en un principio el término UX estaba reservado exclusivamente a la industria de la tecnología de la información, actualmente está ganando popularidad en industrias que no tienen nada que ver con las nuevas tecnologías, lo que lo hace cada vez más versátil. El fabricante de asientos de oficina, el diseñador de coches de lujo, el creador de formación y el distribuidor de guantes desechables se esfuerzan por ofrecer las soluciones más ergonómicas posibles. Por lo tanto, se puede utilizar el término UX, incluso si no se está en la industria de la informática.
USO DE MODELOS MENTALES EN EL DISEÑO DE UX.
Los modelos mentales son suposiciones, creencias y estereotipos creados en base a experiencias pasadas, con los que interpretamos el mundo.
Al diseñar UX, concéntrese en el aprendizaje y la aplicación de los modelos mentales existentes para permitir a los usuarios centrarse en la tarea.
Por ejemplo, al visitar su tienda en línea, el cliente espera el carrito de compras al que irán los productos. Sustituir la cesta por otro icono (por ejemplo, una nave espacial, que simbolizaría la entrega urgente) puede hacer que la compra tarde más tiempo porque el cliente tiene que desarrollar un nuevo modelo en el que los productos van a la nave, o la compra o que no se produzca.
Los negocios en línea se basan en gran medida en el trabajo a distancia: ordenador, tableta, teléfono inteligente, numerosas herramientas y aplicaciones.
¿NECESITAS NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA TRABAJAR EN LÍNEA?
Sin duda alguna. Sin las herramientas adecuadas, no podrá despegar. Nadie sabrá nada de usted. Nadie sabrá lo que tiene que ofrecer.
¿SIGNIFICA ESTO QUE NECESITAS FONDOS PARA EMPEZAR CON LOS NEGOCIOS EN LÍNEA?
No. El primer error de los nuevos negocios es que invierten dinero en aplicaciones y herramientas online que no hay posibilidad de recuperar en poco tiempo. En lugar de invertir, el dinero se congela o perdido para siempre.
Para lograr el éxito en el entorno online, no es necesario invertir en herramientas y aplicaciones de inmediato. Existen muchas versiones gratuitas en el mercado que le permitirán desarrollar su negocio con éxito. Todo lo que necesita para empezar es una conexión fiable a Internet y algunas aplicaciones gratuitas.
Tarde o temprano tendrá que hablar con su cliente o socio de negocios. Si tuviera un negocio offline, se reunirían en la oficina. En los negocios en línea, la eficiencia en relación con el tiempo es mucho más importante.
Si quiere discutir con su cliente/socio los detalles del contrato, el plan del proyecto, la estimación de costos - en primer lugar, concéntrese en la comunicación indirecta.
Si desea conocer a su cliente/socio, establecer una nueva sociedad, ver si se entienden bien - concerte una cita para una llamada telefónica o una videollamada.
Recuerde que estas son formas de comunicación más atractivas y más agotadoras. Respete su propio tiempo y el de sus clientes/socios. No pida una cita hasta que:
aclarará el propósito de la reunión (¡recuerde! "Discutir los temas más importantes del tema XYZ no es el propósito de la reunión!")
estarás de acuerdo con el orden del día de la reunión
usted determinará cómo quiere hacer una llamada (plataforma, teléfono)
opcional: asignar funciones en la reunión (ejemplos de funciones: líder, tomador de notas, apoyo técnico)
agotará los recursos de comunicación indirecta sobre el tema
SELECCIÓN DE LA PLATAFORMA
Microsoft Teams vs. Slack
Estas son dos poderosas herramientas de comunicación a distancia con funciones similares. En ellas encontrará no sólo la opción de la videoconferencia, sino también de trabajar con archivos compartidos, chats y canales temáticos.
Ambos están disponibles en versiones gratuitas con funciones limitadas. Son útiles si se planea trabajar en equipo o con subcontratistas o socios regulares.
Estas son dos herramientas muy similares a las videoconferencias y seminarios web. Las versiones gratuitas tienen un tiempo de reunión limitado (hasta 40/50 minutos) y un límite de participantes (hasta 100 personas). Vale la pena utilizarlos si planifica reuniones de grupo en línea para más personas y no necesita trabajar en archivos compartidos en la misma aplicación. También puede utilizarlos si utiliza la videoconferencia muy raramente y no necesita una herramienta muy amplia.
Imagine que ha elegido Microsoft Teams como su herramienta para comunicarse con los socios de negocios y clientes. Ha aprendido a usarlo y ha invertido su tiempo en enseñarlo a sus dos subcontratistas.
Un día empezó a trabajar con una gran empresa internacional. Piensa firmar un contrato por varios meses. Será su responsabilidad trabajar directamente con un equipo de 50 especialistas. Resulta que la compañía ha estado trabajando en Slack durante años y no conoce la aplicación Teams. Para su nuevo cliente, es completamente improductivo enseñar a sus empleados una nueva herramienta. Los costos de entrenar a 50 personas para trabajar en el proyecto excederían su salario. ¿Qué hace en esta situación?
Familiarizarse con Slack y formar a sus dos subcontratistas es su papel, porque adoptarlo en su empresa tiene un coste mucho menor. Sin embargo, recuerde añadir el tiempo que dedican a esta tarea al precio final que el cliente pagará por este proyecto.
Ya ha aprendido a gestionar proyectos desde el primer módulo de este curso. Ya sea para llevar a cabo un pequeño o un proyecto grande, lean o agile, o si lo va a llevar a cabo por su cuenta o en un equipo muy unido, necesitará una solicitud que le ayudará a organizar las siguientes etapas de su proyecto.
TRELLO FUNCIONARÁ BIEN DESDE EL PRINCIPIO.
Trello
Trello es una herramienta muy simple y sencilla en su formato. Funciones como pizarras, listas de tareas y conversaciones le permiten sistematizar su trabajo de proyecto tanto cuando decide trabajar solo como cuando quiere trabajar en un grupo más grande.
Puede utilizarlo para:
recoger ideas de negocios en línea y analizarlas
Vaya a Trello todos los días y escriba lo que le venga a la mente, sin valorar si es una buena o mala idea. Después de 4 semanas, cuando haya bastantes ideas, léalas una por una y analícelas. Responde a las siguientes preguntas :
¿De dónde surgió esta idea?
¿Cuánto tiempo necesitaré para empezar este negocio? ¿Y qué recursos necesitaré?
¿Cuánto tiempo se pagará la inversión en activos fijos?
¿Cuánto tiempo estaré obteniendo beneficios?
¿Qué determinará mi éxito?
¿Por qué es buena esta idea? ¿Por qué es mejor que otras?
¿Por qué esta idea es mala? ¿Qué le falta?
¿Cuáles son los riesgos reales de esta idea de negocio? ¿A qué tengo que prestar atención? ¿De qué tengo que cuidarme?
¿Hasta qué punto mi idea es viable en una escala del 1 al 10 en este momento?
¿Es una idea para ahora/para después/ para ser perfeccionada/ para ser rechazada?
crear una lista de formas de aplicar cada una de ellas (alternativas, planes a, b, c...)
establecer objetivos a largo y corto plazo
Puede usar el modelo SMART para establecer objetivos.
haga una lista de las tareas que debe realizar para hacer realidad estos objetivos
anotar las listas de herramientas, aplicaciones y equipos necesarios (mínimo necesario) para empezar
escribir una lista de contactos que pueden ayudarle a desarrollar su negocio
PUEDE USAR EL MODELO SMART PARA ESTABLECER OBJETIVOS.
Ejemplo: Quiero cambiar a un trabajo en línea.
Para qué? ¿Cómo? - "Quiero conectarme como un asistente virtual". "Quiero cambiar a un trabajo en línea porque tengo una discapacidad y quiero ser capaz de trabajar desde casa".
"Quiero conectarme a Internet y trabajar no más de 6 horas al día entre las 9.00
y las 15.00 de lunes a viernes”.
"Quiero conectarme a Internet y ganar no menos de 2.000 euros netos al mes".
"Quiero conectarme a Internet y aprender a usar 3 herramientas en línea (herramientas X, Y, Z) en el primer mes".
"Quiero cambiar al trabajo en línea a partir de enero de 2021".
TRELLO TIENE TODO LO QUE NECESITAS PARA EMPEZAR CON UNA VERSIÓN GRATUITA.
Asana es una herramienta poderosa y completa para el trabajo de proyectos
y la gestión de equipos distribuidos. Lo necesitara si empieza a construir su equipo o empieza a construir una red de subcontratistas permanentes y socios comerciales.
Asana le permitirá contactar rápidamente con cada uno de ellos a través del chat, el calendario, la asignación de tareas y mucho más. Sin embargo, por favor preste atención a probar la aplicación a fondo. Funciona mejor en un dispositivo móvil (smartphone, tableta) después de activar las notificaciones push. Si un miembro de nuestro equipo no instala la aplicación móvil, existe un alto riesgo de que se pierda rápidamente en las herramientas y se vea abrumado por el exceso de notificaciones que se muestran en la versión del navegador después de iniciar sesión una vez cada pocos días. Es una gran aplicación que refuerza el trabajo de gestión de sí mismo a tiempo. Con características limitadas, puede tenerla de forma gratuita.
Cuando se hacen negocios en línea, es necesario poder escanear y enviar documentos de manera eficiente a los clientes y socios comerciales. Las características de los negocios en línea se basan en la premisa de que no es necesario tener un lugar único y permanente desde el que hacer negocios. Puede moverse y realizar sus tareas desde cualquier lugar de la Tierra. Esto implica invertir en activos fijos, o mejor dicho, redefinir lo que se necesita.
Cuando no tiene una oficina permanente, ya sea porque viaja constantemente y cambia de lugar o porque trabaja en un café durante todo el día porque vive en un pequeño piso, no necesita un equipo como un escáner.
Si usted es móvil, sus herramientas de trabajo también deben ser móviles.
En la situación descrita anteriormente, parece una idea mucho mejor invertir en un teléfono inteligente de mejor calidad con una pantalla grande o una tableta e instalar aplicaciones con tecnología OCR incorporada en él.
OCR,
o reconocimiento óptico de caracteres, permite que su aplicación y su dispositivo reconozcan y escaneen el texto. Los escaneos pueden guardarse en formato PDF, comentarse, firmarse y enviarse a su cliente o socio comercial.
¡ENHORABUENA - ACABA DE TERMINAR LA PRIMERA PARTE DEL CURSO "FORTALECIMIENTO Y FOMENTO DE LA CULTURA DIGITAL EN EL DESARROLLO EMPRESARIAL"!
Tenemos la siguiente tarea para usted :
Considere su idea de negocio online desde la perspectiva de las estrategias y métodos de gestión empresarial que ha aprendido y elija uno que le permita empezar.
Analice su producto/servicio desde la perspectiva de Design Thinking / UX y, sobre esta base, haga ajustes a su plan de negocios.
Seleccione una herramienta online necesaria para empezar.
Vaya a la segunda parte del curso "Fortaleciendo y alimentando la cultura digital para la iniciativa empresarial" para saber más.
+ 34 951 16 49 00
