La incubación es un "conjunto de técnicas que se pueden utilizar para demostrar una idea, desarrollar un equipo y establecer riesgos de empresa para una posterior fase de inversión por parte de los inversores. Esto sucede en programas de aceleración, espacios de coworking, academias de empresas sociales y programas de aprendizaje, concursos y mediante el trabajo de inversores en las primeras etapas de vida de un negocio " (Dee et al, 2015, p. 10). Existen miles de organizaciones en todo el mundo usando múltiples métodos para crear un entorno que reduzca costes y supere barreras para lanzar y hacer crecer empresas. 

En nuestra encuesta de organizaciones de apoyo al emprendimiento descubrimos que uno de los factores más nombrados atribuidos al éxito de una empresa es la claridad de su misión y objetivos (encuesta SUPER informe 2016).  Esto resultó aún más determinante para las empresas que llevaban establecidas menos de 5 años. Esto no es ninguna sorpresa, ya que la misión y objetivos de nuestra incubadora tendrá impacto en muchos aspectos sobre como diseñamos nuestra empresa y como nuestra empresa forma y desarrolla programas. Por ejemplo, en que fase de la start-up apoyamos a la organización; como elegimos a los futuros trabajadores; que servicios y formación necesitamos aportar para ayudar a nuestros clientes; cuando damos este apoyo, etc. 

A pesar del objetivo común de lanzar y hacer crecer nuestro negocio, los motivos para apoyar el emprendimiento varían enormemente. Mediante nuestra investigación hemos descubierto una amplia variedad de misiones y objetivos tras las incubadoras, pero la mayoría tienen uno o varios de los siguientes siete objetivos.

• Desarrollo del estudiante
• Desarrollo Regional
• Rápido crecimiento
• Comercialización del conocimiento
• Desarrollo sectorial
• Apoyo al emprendimiento social 
• Emparejamiento corporativo

Muchas incubadoras universitarias se crean para ayudar a los estudiantes a comenzar sus negocios. Algunos estudiantes pueden crear empresas viables con probabilidades de crecer y contratar personal, pero a menudo las incubadoras universitarias centradas en los estudiantes reconocen que los negocios pueden ser a pequeña escala, de corta duración o pueden fracasar.  Sin embargo, el proceso de iniciar un negocio, incluso si acaba en fracaso o cierre después de un breve espacio de tiempo, aún permite a los estudiantes desarrollar sus habilidades y conocimientos. Esto se ve como un objetivo propiamente dicho para muchas incubadoras universitarias que se centran en el desarrollo del estudiante.

La mayoría de las incubadoras universitarias iniciales se centraron en permitirse comercializar los conocimientos desarrollados en las incubadoras en vez de desarrollar las habilidades empresariales de los estudiantes. Las universidades son un vehículo crucial para la innovación mediante la investigación, que puede llevar a inventos y descubrimientos que a la postre se pueden comercializar mediante patentes, transferencia tecnológica y spin-offs (Grimaldi & Grandi 2005).  Las incubadoras centradas en la comercialización de nuevos conocimientos tienen por objeto permitir la transferencias de conocimiento tecnológico desde las universidades a las empresas, y en particular a start-ups y spin-offs.

Con frecuencia se crean incubadoras con el objetivo de apoyar el desarrollo económico de su región mediante el apoyo de start-ups y empresas que conduzcan a la creación de empleo, pero también a la creación de un ecosistema empresarial local vivo. La idea es que las incubadoras sean métodos que favorezcan y estimulen el desarrollo regional, este debe ser uno de los factores de motivación claves tras las agencias de desarrollo local, gobiernos y otras instituciones públicas que proporcionan dinero público para apoyar la incubación de empresas durante los último 30 años (Grimaldi & Grandi, 2005).  Las Universidades con frecuencia incluyen el desarrollo regional como uno de los objetivos de sus incubadoras, ya que son vistas como un vehículo para el desarrollo regional de la economía (ver el informe de la encuesta del proyecto SUPER de 2016).

Mientras en las primeras fases de la incubación las incubadoras tendían a aceptar empresas de todos los sectores, a medida que se incrementaban y se extendían más las incubadoras, se iban especializando en el apoyo de empresas de un sector concreto o centradas en la resolución de problemas concretos. Como las industrias pueden variar dramáticamente de una industria a la siguiente, una incubadora centrada en un sector será capaz de aportar empresas con un conocimiento más profundo del sector y permite a los servicios y redes provistas por la incubadora se adapten más exactamente a las empresas incubadas.  Un enfoque sectorial también permite la difusión del conocimiento entre ellos y el desarrollo de grupos de interés mutuo, así como ayudar al desarrollo de los clusters sectoriales en una determinada región o incluso desarrollando legitimidad para un nuevo sector de desarrollo o tecnología (Amezcua et al, 2013). Un ejemplo de ello es Level 39, una incubadora y aceleradora ubicada en Londres y focalizada en FinTech, que ha hecho mucho para promocionar este nuevo campo.  Sensor City en Liverpool es una universidad basada en un centro de innovación técnica y una zona de empresas universitarias deseando hacer lo mismo para la tecnología de sensores. Para las Universidades, un foco sectorial puede ser una manera de sacar el máximo provecho sobre las fortalezas de aprendizaje e investigación concreta.

En la última década aproximadamente, el emprendimiento social se ha visto cada vez más como una forma importante de resolver los desafíos de entorno y sociales a los que se enfrenta la sociedad.  Debido a esto, los gobiernos han estado dispuestos a promocionar el emprendimiento social y muchos han dado financiación para las incubadoras destinadas a apoyar el emprendimiento social para animar a la gente a crear empresas sociales y entonces facilitar el crecimiento de éstas (Miller & Stacey, 2014). Hay incubadoras que se crean exclusivamente para emprendimiento social como por ejemplo Bethnal Green Ventures en el Reino Unido, pero para muchas incubadoras en la universidad el apoyo al emprendimiento social es uno de los diversos objetivos y la mayoría apoyarían tanto el emprendimiento social como el comercial. Sin embargo, sin un objetivo concreto para apoyar al emprendimiento social, es improbable que las incubadoras den un apoyo más concreto del que necesita el emprendimiento social, como por ejemplo la experiencia en la evaluación del impacto y los mayores retos a los que se enfrenta el emprendimiento social.

Algunas incubadoras se centran en seleccionar y apoyar empresas que puedan alcanzar un alto crecimiento. A menudo las incubadoras que se centran en ejecutar programas de aceleración de alto crecimiento son bastante selectivas y dan un apoyo muy intensivo por un breve espacio de tiempo (normalmente de 3 a 6 meses).  Estos programas suelen estar diseñados para ser financiados eventualmente Estos programas están diseñados normalmente para eventualmente financiarse con el respaldo de las start-ups, generando ingresos desde el capital, tomando una parte de las ganancias de las start-ups o mediante la intervención de business angels y capitalistas de riesgo. Este modelo de financiación se basa en que las incubadoras tengan acceso a una fuente de empresas de rápido crecimiento, pero también a inversores que están deseando apoyar al empresario por cierto número de años hasta que pueda devolver la inversión. Este requisito significa que los programas de financiación encaminados al crecimiento tienden a centrarse en etapas iniciales o posteriores y necesitan tener acceso a nuevas empresas con potencial de alto crecimiento. Las universidades, aunque a menudo desean apoyar a los negocios de rápido crecimiento, no están situadas en el ecosistema empresarial, que es el que está bastante desarrollado para procurar un suministro regular de empresas potenciales de alto crecimiento.  

Las incubadoras también se establecen con el objetivo de conectar grandes empresas con empresarios e innovadores. Muchas grandes multinacionales han creado sus propias incubadoras corporativas en los últimos años, ya que están interesadas en aprovechar el dinamismo y la flexibilidad que es más fácil desarrollar en las start-ups y pequeñas empresas para promocionar la cultura de la innovación empresarial y aumentar la innovación propia en términos de nuevos productos, servicios, procesos y modelos de negocio. En las incubadoras corporativas se trata de un desarrollo conjunto, esta innovación se desarrolla conjuntamente entre la empresa y las start-ups.  Mientras que este tipo de incubadora puede no resultar interesante para las universidades, muchas empresas tienen interés en conectar las universidades con el conocimiento generado desde ellas y conectarlo con una gran empresa que pueda proporcionar recursos como redes comerciales, que para las universidades puede ser una tarea mucho más ardua. Un ejemplo de incubación en colaboración entre una empresa y una universidad es IDEALondon, desarrollada por Cisco y por UCL para apoyar a las start-up digitales de Londres.  Cisco ofrece a las empresas acceso a sus socios y clientes y UCL experiencia, consultoría y formación, así como enlaces académicos.

La misión y objetivos de una incubadora se determinarán en función de las partes interesadas y los financiadores serán especialmente importantes para decidir la misión de la incubadora. Una incubadora en la universidad tiende a interesarse en comercializar el conocimiento producido internamente o en apoyar a los estudiantes en sus aspiraciones empresariales. La investigación sobre las partes interesadas de Alsos et al. (2011) ha descubierto que las universidades pueden ser objetivos difíciles para las incubadoras, ya que a menudo son organizaciones sin objetivos definidos, sino que están formadas por personas distintas con distintas expectativas. Con esto, una parte de la universidad puede estar interesada en la parte del desarrollo estudiantil, y otra parte en la comercialización del conocimiento. Mientras que los objetivos no sean debidamente aclarados, se pueden crear tensiones a la hora de decidir que servicios proporcionar.

Sin embargo, normalmente las incubadoras de universidades dependen de fondos distintos a los de la universidad.  Una fuente común de financiación son las agencias gubernamentales. Las agencias gubernamentales locales, nacionales y europeas, normalmente ofrecen financiación para apoyar a las empresas con el objetivo de desarrollar un ecosistema de start-ups dentro de una región para facilitar su desarrollo (Clarysse et al. 2015). Los gobiernos han puesto cada vez más énfasis en las universidades, que aprovechan al máximo los conocimiento que desarrollan para la sociedad mediante la comercialización de la investigación, a menudo a través de incubaciones sectoriales como por ejemplo Sensor City en Liverpool, un centro de innovación y zona de empresas universitarias establecida en la Universidad de Liverpool y en la Universidad John Moores, junto con el gobierno local y nacional, la EDRF de la UE y el apoyo financiero de la industria para crear un centro global de tecnología de sensores y crear un cluster de excelencia académica en Liverpool de alrededor de 100 académicos que trabajan en este campo. Como muestra este ejemplo, las incubadoras se centran en la comercialización de la investigación, también tienen a menudo un enfoque sectorial específico construido sobre la experiencia en investigación de la universidad.  

Las universidades pueden también encontrar que actores del sector privado pueden estar interesados en colaborar y financiar parcialmente una incubadora universitaria o una organización que permita el emprendimiento. Como hemos visto en el ejemplo del Sensor City, los actores del sector privado pueden estar también interesados en desarrollar un apoyo sobre un sector concreto del emprendimiento como una manera de desarrollar su sector y acceder al conocimiento de la investigación. IDEALondon, un ejemplo que presentamos en la sección anterior, muestra que los actores del sector privado como las grandes empresas, pueden interesarse también por colaborar con las universidades para crear una incubadora de empresas. En este caso, el objetivo de la gran empresa son las alianzas empresariales. 

Es normal en las incubadoras de universidades, y obviamente en las incubadoras en general, tener más de un financiador, y normalmente estas personas suelen tener distintos objetivos en mente. Los requisitos de los financiadores pueden no estar siempre alineados con las necesidades de las empresas incubadas. Alsos et al. (2011) presentan ejemplos de informes de organizaciones gubernamentales con expectativas no demasiado razonables en cuanto a cuan corto es el periodo de incubación necesario para llegar a ser comercialmente viable. Estos diferentes objetivos y expectativas pueden hacer que las relaciones entre las partes no sean fáciles, ya que sus objetivos no siempre coinciden, y esto puede crear dificultades a los gerentes de las incubadoras, que están intentando satisfacer todas las expectativas de las partes.

Temas en los que pensar:

• ¿Quiénes son los potenciales financiadores de tu empresa?
• ¿Cuáles son sus objetivos para apoyar a tu organización?
• ¿Cómo se alinean estos objetivos con los tuyos? ¿existen tensiones posibles a tener en cuenta?

Las incubadores son moldeadas por su contexto, tanto en términos de economía nacional, regional y local en los que se sitúan, como los casos de las incubadoras universitarias, por las diferencias entre universidades. Es importante tener en cuenta el hecho de que las universidades pueden ser muy distintas. Diferentes historias, enfoques y objetivos. Por ejemplo, algunas universidades están muy orientadas a la investigación e internacionalmente se posicionan a sí mismas como líderes globales, mientras que otras tienen enfoques más locales y dan un especial énfasis a la formación sobre la investigación. Además, dentro de la propia universidad hay a menudo puntos de vista contrapuestos sobre el papel que desempeña la universidad: distintos departamentos y partes de la universidad pueden ver de forma muy distinta el papel del emprendimiento y por tanto ven de forma también distinta los objetivos de una incubadora (Wright et al. 2017).

Teniendo en cuenta estas diferencias en las misiones y objetivos de la universidad, éstas tienen distintos perfiles de estudiantes.  Algunas tienen más organismos de estudiantes emprendedores, algunos otros más académicos y otras están más orientadas hacia el empleo. Por tanto, es importante entender como esto puede afectar a las incubadoras. Es útil pensar en que perfil de estudiante buscamos como solicitantes de la incubadora, y como este perfil puede limitar algunos de los objetivos que queremos conseguir. Por ejemplo:

¿Cuáles son las características de tu universidad y de sus estudiantes?Temas en los que pensar:

• • ¿Cómo afectan estas características a la misión y objetivos de tu incubadora?

La monitorización y evaluación es fundamental a la hora de evaluar el rendimiento de nuestra empresa y verificar en qué medida se están consiguiendo los objetivos generales marcados por nuestra incubadora universitaria. Podemos descubrir lo que funciona y lo que no y por qué, y con esto mejorar el rendimiento de la incubadora universitaria. Además, compartiendo los datos y resultados de la incubadora a disposición de todas las partes interesadas, la incubadora (nosotros) puede informarles, gestionar sus expectativas y generar más apoyo. Sin una recopilación de datos de relevancia e información sobre el éxito de nuestra incubadora universitaria, poco puede decirse o hacer para atraer usuarios correctos a la incubadora. El continuo apoyo financiero de los patrocinadores -  especialmente del gobierno o agencias – es fundamental para la sostenibilidad de la incubadora (Toolkit de Infodev).

“La monitorización implica la observación regular y el registro de actividades que tienen lugar en una incubadora, así como los resultados que se obtienen. Está formada por unas series intermitentes de observaciones en el tiempo, útiles para comprender en qué medida se cumple un objetivo y/o el grado de cumplimiento con un estándar o grado de desviación de una norma concreta.” (Toolkit de Infodev). La evaluación es “un proceso que busca determinar lo más sistemática y objetivamente posible la relevancia, eficacia, y efectividad de una actividad, según sus objetivos, incluyendo el análisis de la implementación y gestión administrativa de esta actividad” (Papaconstantinou & Polt (1997) en OECD, 2007: 16). La evaluación es más exhaustiva que la monitorización, pero no es posible completar una evaluación antes de completar las actividades de monitorización.

La monitorización y evaluación no deben considerarse como una actividad única a tener en cuenta sólo al terminar la implementación, sino que se debería crear como parte integral de los procesos administrativos de cualquier incubadora, ya que brinda información para facilitar la maximización del rendimiento de la incubadora (OECD, 2007; Toolkit de Infodev). Por lo tanto, un plan para monitorizar y evaluar la incubadora debería ser desarrollada correctamente desde el inicio de la creación de la incubadora.

Una evaluación debería centrarse en las siguientes preguntas claves:

• Objetivos/Necesidad: ¿Cuáles son los objetivos de nuestra incubadora? ¿Cuál o cuáles son los problemas que estamos intentando tratar desde la incubadora?
• Contribuciones/Recursos: ¿Qué recursos usaremos para conseguir nuestros objetivos?
• Procesos/Actividades: ¿Qué hacemos para conseguir nuestros objetivos?
• Resultados: ¿Cuáles son los resultados de estos procesos o actividades?
• Pruebas: ¿Cómo podemos demostrar que nuestra incubadora marca la diferencia?
• Lecciones aprendidas: ¿Cómo podemos mejorar nuestra incubadora?

Como hemos podido ver en la lista de preguntas claves anterior, para cualquier tipo de monitorización o evaluación, la incubadora debería tener definidos, que idealmente pueden especificarse en forma de objetivos cuantitativos (Storey, 1998:4).  Necesitaremos comunicar que actividades son las que hacemos para cumplir nuestros objetivos y las entradas/recursos que se han usado, y entonces valorar los productos y los resultados. Para finalizar, tendremos que evaluar las evidencias que habremos recogido para descubrir si la incubadora ha marcado la diferencia y cómo podremos aprender lecciones desde el proceso de evaluación.

Es importante que la monitorización y la evaluación se diseñen para ser objetivas y sistemáticas, de esta forma pueden evaluar justamente los méritos de la actividad desarrollada sin influencias indebidas de los intereses de los receptores y aquellos involucrados en la formulación e implementación (OECD, 2007).

Su incubadora universitaria, como cualquier empresa, gestiona sus recursos mediante la creación de procesos y actividades para desarrollar los resultados deseados, definidos dentro de los propósitos, estrategias y objetivos más amplios de la incubadora. El objetivo de la evaluación de la incubadora universitaria es verificar si la incubadora está cumpliendo sus objetivos previamente definidos, como la mejora de la supervivencia y los ratios de crecimiento de sus incubados, a través de sus servicios. Para llevar a cabo la evaluación, la incubadora precisa monitorizar y medir las contribuciones, procesos y resultados. En la siguiente imagen podemos encontrar ejemplos de los tres grupos de indicadores de medida que necesitaremos recopilar.

La incubadora universitaria puede también monitorizar y evaluar medidas tanto a nivel de la empresa incubada como a nivel de la incubadora, por ejemplo:

En la mayoría de los casos, las medidas tomadas se añadirán a nivel de incubadora, es decir, la cantidad financiada se añadirá al informe de la cantidad total de financiación alcanzada por todos los incubados en un año.

Mientras que algunos de los resultados de nuestra incubadora universitaria son a corto plazo o incluso inmediatos, hay otros resultados importantes con un impacto a largo plazo (ver la siguiente tabla). Medir eficazmente el impacto a largo plazo facilitará a su incubadora universitaria el acceder a más recursos del ecosistema y las organizaciones de financiación.

Lamentablemente la mayoría de las incubadoras no implementan procesos que les permitan recopilar datos a más largo plazo.  En nuestra encuesta a las organizaciones de apoyo al espíritu empresarial (Informe de la encuesta del proyecto SUPER), las tres medidas más habituales usadas son a corto plazo, y la más frecuente (el 50% de todas las organizaciones la usan como una de sus tres medidas principales) es el número de personas atendidas por la incubadora. Ver la tabla siguiente

Centrarse sólo en los resultados a corto plazo y sin tener en cuenta los resultados a largo plazo es una oportunidad perdida para las incubadoras, ya que estos últimos resultados son los que permiten demostrar su valía para la economía local.  Además, revisando los resultados de los incubados previamente a largo plazo, las incubadoras pueden contar con una base de datos de antiguos “alumnos” a los que recurrir para tutorías, networking e incluso pueden eventualmente servir de financiación para los incubados, ya que algunos antiguos residentes con éxito pueden llegar a ser en el futuro business angels (Toolkit de Infodev). 

Otro detalle importante al establecer medidas de rendimiento para nuestra incubadora universitaria es si las medidas adoptadas mejoran en la actualidad los objetivos de la incubadora y su etapa de desarrollo. Por ejemplo, si estamos interesados en apoyar a empresas de rápido crecimiento, no basta con medir el número de empresas creadas, necesitaremos medir temas relacionados con este tipo de empresas, por ejemplo, crecimiento de la plantilla y de sus ingresos. Muchas incubadoras empresariales afirman que el desarrollo de sus estudiantes es un objetivo claro de su incubadora. Sin embargo, ninguna de las incubadoras encuestadas dentro del proyecto SUPER citaron entre sus criterios principales de evaluación nada relativo a este objetivo. Por ejemplo, un criterio de rendimiento usado normalmente es el número de personas atendidas, que no informa a la organización de ningún cambio que haya tenido su intervención en los estudiantes. Ya que el desarrollo de los estudiantes no depende sólo de si han iniciado un nuevo negocio, sería bueno tener en cuenta medidas de mejora en conocimientos, redes y empleabilidad.   

Temas a tener en cuenta:

• ¿Cuáles son nuestras contribuciones, procesos y resultados?
• ¿Qué resultados deberíamos tener en cuenta para evaluar si una incubadora cumple sus objetivos o no?
• ¿Tenemos un plan para medir los resultados tanto a corto como a largo plazo?

Para aprovechar al máximo nuestra evaluación tendremos que comunicar nuestros descubrimientos a las partes interesadas. Lo primero de todo es identificar a nuestro público. ¿A quién comunicaremos nuestros descubrimientos? ¿Qué quieren ellos saber? Es probables que las respuestas sean distintas según nuestros destinatarios. Por ejemplo, nuestros incubados actuales y potenciales seguramente querrán saber qué harás para mejorar los servicios que ofreces. Como contraste los financiadores querrán saber que funciona y que no y por qué, así como que haremos para mejorar nuestros servicios. También tendremos que recordar a la hora de informar, que no todo el mundo conoce al detalle nuestra incubadora ni como funciona, por tanto, nos hará falta pensar que van a necesitar nuestros usuarios, para que puedan apreciar el impacto de nuestra incubadora. Si tenemos distinto público con distintas necesidades, necesitaremos escribir distintas versiones de nuestra evaluación.

Temas a tener en cuenta:

• ¿A quién nos vamos a dirigir? ¿Qué quieren saber? ¿Qué conocen ya de la incubadora y qué necesitamos contarle para que entiendan el impacto que la incubadora puede tener en ellos?