Deberíamos elegir la ubicación basándonos en nuestro modelo de incubadora empresarial. La situación de la ubicación influye en el flujo de potenciales arrendatarios. Basándonos en el modelo de negocios de las empresas incubadas, la ubicación podría ser parte del apoyo. Las incubadoras localizadas centralmente que ofrecen salas de reuniones es un lugar perfecto para encontrarse con clientes y discutir nuevos negocios con empresas establecidas en la región. Según Smilor y Gill (1986) uno de los factores claves para el éxito de la incubadora empresarial es tener acceso a potenciales redes empresariales externas.

Si la incubadora apoya industrias especificas, debemos considerar ubicarla en un área con experiencia en esta industria. Por ejemplo, poner la incubadora en una parte de la ciudad donde haya más empresas TIC. Si tenemos una incubadora centrada en la investigación y queremos empresas en un entorno de laboratorio superior como fuente de valor, entonces buscaremos una ubicación más alejada del centro de la ciudad. La universidad crea incubadoras que a veces están ubicadas en la propia universidad o en lugares dormitorio.

Para ahorrar tiempo a las empresas incubadas, ésta debería ser accesible mediante transporte público y/o tener acceso a plazas de aparcamiento.

Ubicaciones recomendadas:

• • • Distritos de la ciudad con ecosistemas empresariales o de innovación
    • Universidad o cercanos a lugares con alojamientos para dormir
    • Barrios – adecuados para incubadoras de alta tecnología e investigación

Debemos considerar los locales existentes disponibles en la universidad como primera opción. Estos locales son apropiados para el uso, porque están bien situadas en la ciudad (ver ubicación) y satisfacen las necesidades para establecer un espacio de trabajo eficaz. Si no tenemos locales que no cumplan los requisitos, elegiremos un edificio de locales que se adapte mejor a nuestras necesidades.

El tamaño de la incubadora se debería basar en las siguientes expectativas:

• ¿Cuál es la demanda de servicios de incubación de la universidad?
• ¿Cuáles son nuestras posibilidades financieras (puesta en marcha + gastos operativos)?

Las pequeñas incubadoras puede que no tengan suficientes oportunidades de atraer consejeros, mentores e inversores claves. Por otro lado, las incubadoras más grandes se enfrentan al riesgo de la falta de empresas y está conectada con los gastos de capital más elevados así como los costes operativos. El tamaño actual depende de cuántas empresas estén incubadas y cuál es el tamaño medio de cada empresa. El espacio necesario para una persona en el coworking básico se considera que son 6 metros cuadrados. Por otro lado, para todas las instalaciones de la incubadora esto será diferente. Además de la zona de coworking y los baños, muchas incubadoras tienen zona de entrada y recepción, cocina u otras oficinas multifuncionales. Con esto, el espacio necesario para una empresa alojada puede variar, el espacio medio necesario está entre 16 y 19 metros cuadrados por persona. (GSA, 2012)

La primera zona al entrar a las instalaciones debe ser la recepción. Baños, cocina, sala de reuniones y clases deben ser fácilmente accesibles a través de la zona de entrada. Esto se debe a que el recepcionista no debería permitir a los visitantes entrar a la zona de coworking y otras salas sin guía.

Abajo tenemos una lista de los tipos de habitaciones más comunes disponibles en las incubadoras de empresas. Nuestra decisión sobre qué tipo de habitaciones usaremos en nuestras instalaciones se debería basar en:

• • • Modelo de incubadora
    • Posibilidades financieras
    • Número esperado de usuarios
    • Posibilidades de espacio

Los laboratorios dependen del modelo de incubadora. En general, las incubadoras sin especialización industrial no incluyen laboratorios.

• • • Internet – alta velocidad, disponible para todos, dar también acceso gratuito a los invitados
    • Impresora
    • Proyectores para presentaciones
    • Cables de extensión
    • Sistema de seguridad – cámaras de seguridad
    • Adaptadores HDMI – VGA para presentaciones
    • Equipamiento de videoconferencia
    • Cuadernos con bolsas de regalo para invitados y conferencias
    • Proyectores de repuesto y mandos de control remoto
    • Adaptadores Mac (Thunderbolt a HDMI, USB-C a HDMI)
    • Ratones de PC para portátiles
    • Cámara para fotografiar en los eventos
    • Equipo y material científico – según el modelo de incubadora

La recepción normalmente ofrece este tipo de servicios:

• • • Correo postal y emails – envío de correos a inquilinos y personal
    • Llamadas de voz – atiende llamadas entrantes fuera de la incubadora
    • Calendario de salas – los inquilinos suelen tener un uso de tiempo limitado en las salas de reuniones para que acabe siendo una oficina privada
    • Organiza reuniones con visitantes
    • Mantiene actualizados el conocimiento interno y la gestión de las relaciones con los clientes
    • Ofrece material de oficina  básico, como grapadoras, tijeras, reglas, etc.
    • Los inquilinos normalmente tienen uso limitado a la impresora, así la recepción o un sistema de tarjetas que se implemente puede regularlo

La misión principal de una incubadora es apoyar a la creación de nuevas empresas, y básicamente todos los servicios que ofrece, excepto los eventos públicos, forman parte del proceso de incubación o aceleración. Existe una distinción básica entre ellas. Para los fundadores de empresas con ideas o en las primeras fases de vida existen los programas de incubadora. Éstas se centran en ayudarles a crear empresas financieramente viables e independientes. El segundo tipo de programa, la aceleración, se centra en empresas más avanzadas que buscan un rápido crecimiento, están acompañadas normalmente por una inversión.

La aceleración generalmente es un servicio con ánimo de lucro ofrecida por empresas privadas llamadas aceleradoras. Cohen y Hochberg (2014) describieron las aceleradoras como entidades de negocios que hacen inversiones a empresas prometedoras a cambio de acciones como parte de un programa a plazo fijo, que incluye programa de mentoring y componentes educativas. Las componentes básicas entre incubación y aceleración se pueden ver en la siguiente tabla:

Fuente: http://timreview.ca/article/65
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La incubación de empresas es un proceso de apoyo a las empresas que permite un desarrollo exitoso de empresas en ciernes y principiantes, ayudando a los empresarios con un conjunto de recursos y servicios específicos. Estos servicios están desarrollados u orquestados por gestión de las incubadoras y se ofrecen bien a través de su incubadora de empresas o bien mediante su red de contactos.  El principal objetivo de las incubadoras es crear empresas de éxito que dejen el programa siendo financieramente viables e independientes. Estas empresas incubadas “graduadas” tienen el potencial de crear empleo, revitalizar barrios, comercializar nuevas tecnologías, y fortalecer la economía local y nacional (Asociación Nacional de Incubadoras Empresariales, 2007)

Los factores más críticos a la hora de crear una incubadora de empresas exitosa son (Theodorakopoulos, Kakabadse, McGowan, 2014):

• experiencia en negocios in situ,
• acceso a financiación y capitalización,
• apoyo financiero en especie,
• soporte comunitario,
• redes empresariales,
• educación empresarial,
• percepción del éxito,
• proceso de selección de inquilinos,
• vínculos con una universidad y un programa conciso con políticas claras,
• procedimientos e hitos.

Cuanto más se den estos factores en una incubadora de empresas, mayor será la probabilidad de éxito para las empresas incubadas.

La clave de la aceleración empresarial está en la rapidez del crecimiento, y descubrir todas las dificultades estratégicas, operativas y organizativas a la que deben enfrentarse las empresas. Puede entenderse como un servicio de consultoría de negocios holístico, que a menudo tiene un gran parecido con las prácticas tradicionales de consultoría de gestión, pero ajustado a las pequeñas y medianas empresas. (Sepúlveda, 2012). Por otro lado, las incubadoras de empresas nutren a éstas durante su fase de puesta en marcha y les proporcionan todas las herramientas necesarias y asesoría para que la empresa se mantenga en pie.

Normalmente, estos dos servicios son provistos por distintos tipos de instalaciones. Las incubadoras de empresas y las aceleradoras de empresas. Ambas se pueden caracterizar ampliamente como grupos de personas de negocios experimentadas que brindan asesoramiento a empresas incipientes, servicios empresariales, financiación en ocasiones, y a menudo espacio en oficinas para ayudarles a desarrollar y lanzar sus empresas con mayor éxito que si no hubieran recibido ayuda (Isabelle, 2013).

El servicio de alquiler virtual no está vinculado al edificio de la incubadora ni a ninguna otra restricción geográfica. Este servicio se ofrece a los incubados no residentes que no están presentes físicamente en las instalaciones de la incubadora. El servicio no tiene que estar basado necesariamente sólo en la comunicación a través de las TIC, como el email y el e-learning. En muchos casos, los incubados virtuales tienen reuniones regulares en un espacio físico.

Según infoDev, las herramientas de incubación de empresas virtual se pueden distribuir de seis formas distintas:

• In situ - Reuniones de grupo en localizaciones físicas
• E-learning – información y materiales formativos online
• Intercambio TIC individualizado – emails, llamadas, herramientas colaborativas online
• Reclutamiento online – reclutar incubados y emparejarlos con mentores, internos y otras personas de negocios para añadir valor
• Comunidades virtuales – plataformas online donde colaboran los emprendedores
• Crowdsourcing y crowdfunding

La financiación está muy relacionada con los programas. Se considera que el acceso a la financiación y la capitalización son muy importantes para el éxito de la incubación y muchos empresarios dan prioridad a las incubadoras que ofrecen financiación. Así, el fondo de riesgo propio o la cercana relación con business angels y capitalistas de riesgo puede ser una ventaja competitiva durante el proceso de conseguir nuevos inquilinos.

Las redes con inversores en las primeras etapas como son los business angels y los capitalistas de riesgo pueden reducir los costes de búsqueda para empresas  mientras buscan inversión. Además de proporcionar los fondos necesarios, los inversores de capital riesgo pueden jugar también un papel importante en la profesionalización de la empresa.  (Bruneel, 2012). La forma más evidente en la que las incubadoras pueden poner en contacto inquilinos con inversores son los Demo days. No es habitual que los inversores den dinero a empresas en primera instancia, pero les ayudan a prepararse para tratar con inversores a posteriori, y es una fuente útil para encontrar contactos.

Un banco puede proporcionar una cuenta adaptada para empresas que comienzan, así como la financiación de la deuda en unas condiciones más asequibles.

No muchas incubadoras universitarias tienen fondos de riesgo. Las que lo hacen normalmente dan micro financiación en las primeras etapas de vida del negocio.

Es muy valioso contar con personal experimentado en recursos públicos, programas de desarrollo, subvenciones, subvenciones de apoyo a nuevas empresas y fondos de la UE. Cada país ofrece una diversidad de oportunidades de financiación pública a nivel municipal, estatal y gubernamental. Hay que pensar como establecer relaciones cooperativas con agencias responsables para la distribución de fondos.

La formación consiste en talleres formales, seminarios y acceso a información complementaria. Las sesiones formativas cubren una serie de temas sobre el espíritu empresarial y las pequeñas empresas. La educación de los incubados se puede dividir en tres secciones:

Como parte del proceso de incubación, muchas incubadoras organizan conferencias. Los oradores suelen ser expertos en un determinado campo o emprendedores de éxito, por lo que pueden aportar valiosos conocimientos a la hora de crear negocios. Elegir los temas de las conferencias así como los oradores invitados depende del modelo de incubadora y la red. Las conferencias públicas pueden ayudar a promocionar la incubadora y crear confianza entre la comunidad empresarial.

Un taller es un programa educativo intensivo que se centra especialmente en técnicas y habilidades sobre un determinado campo. Normalmente implica más manos en las actividades de aprendizaje que las conferencias, sin embargo también permite discusión, interacción, presentación y debate sobre un determinado tema. Los temas dependen del modelo de incubadora, pero algunos talleres organizados pueden ser:

• Cómo escribir un plan de marketing/financiero/empresarial
• Cómo ejecutar una puesta en marcha
• Cómo programar en HTML5/CSS/...

La página web puede proporcionar información y material informativo online. Esto puede ampliar el alcance de una incubadora y tiene el beneficio adicional de que los incubados pueden aprender a su propio ritmo, donde y cuando sea conveniente. La información disponible en internet debe estar actualizada.

Si es posible, la plantilla debería grabar seminarios y talleres, y más tarde ofrecer este material a los incubados o hacerlo público. Compartir este material puede ayudar a la incubadora a crear confianza y conseguir nuevos clientes. Lo mejor es crear un canal de YouTube y compartir estos vídeos en otros canales de redes sociales.

Vídeo tutoriales: Algunas incubadoras crean vídeo tutoriales para inquilinos explicando cómo configurar determinado equipo técnico, como trabajar con sistemas internos y otros. Esta puede ser una buena manera de ahorrar tiempo al explicar características importantes de las características de la incubadora.

MOOC: Desarrollar materiales y módulos formativos propios es costoso de desarrollar. Por tanto, es recomendable cooperar con herramientas formativas online existentes. A continuación se detallan algunos recursos MOOC (Massive Open Online Courses):

• EdX.org – Sin certificado suele ser gratuito. Se recomiendan los cursos empresariales del MIT Sloan School of Business
• Coursera.com
• Se puede ver una lista detallada de MOOC aquí: https://www.mooc-list.com/

“Wikipedia” interna (gestión del conocimiento): La mejor manera de crear, compartir y gestionar información de la incubadora es implementar un sistema de gestión interna del conocimiento. Es importante para la toma de decisiones, crear negocios y cultivar la cultura empresarial. Se pueden encontrar muchas soluciones en el mercado, MediaWiki.org es de amplio uso y gratuito.

El propósito de organizar eventos públicos es impulsar la confianza en la marca de la incubadora, atraer potenciales clientes y crear una comunidad empresarial. Las incubadoras más grandes suelen desarrollar eventos cada mes, las incubadoras relacionadas con la universidad sin espacio propio los desarrollan en la misma universidad, pero menos a menudo.

• Eventos de Networking – conectan empresarios con experiencia, mentores, start-ups
• Noches Fuck-up
• Hackathon – reunión donde los programadores programan juntos de una determinada manera por un breve espacio de tiempo. El Hackathon normalmente dura pocos días pero no más de una semana. Este evento está especialmente recomendado para incubadoras tecnológicas.
• Open House – diseñadas para atraer y elegir nuevos miembros potenciales
• Concursos – 3DayStartup – concurso internacional que refuerza el espíritu empresarial en los estudiantes. El objetivo es desarrollar una idea de puesta en marcha en 3 días y presentarla a un jurado. Se hace en fin de semana, así no influye en el funcionamiento de la incubadora. http://3daystartup.org/ 
• Casos de estudio de negocios
• Eventos corporativos – pueden ser fuente adicional de financiación
• Un socio corporativo asigna un problema. La incubadora puede crear un equipo de estudiantes que desarrollarán un combo de ideas. Este evento se puede organizar también como un concurso. Ejemplo: un banco quiere desarrollar un nuevo producto financiero para jóvenes clientes. La incubadora encuentra estudiantes y organiza un concurso de un día para aportar ideas innovadoras.
• La incubadora puede establecer una incubación patrocinada para ayudar a resolver problemas de investigación concretos de la empresa o ayudar a desarrollar nuevas tecnologías.
• Demoday – Es como un escaparate de los equipos más exitosos de la incubadora. Este evento está diseñado para socios, mentores, start-up comunitarios y públicos. El principal objetivo es la creación de marca, promoción y creación de nuevos partenariados. Los inquilinos tienen la posibilidad de presentar sus empresas a los inversores. Este evento es también una gran oportunidad de hacer networking.
• Introducción a una escena local de puesta en marcha – se organiza mensualmente un evento de pago que presenta a los visitantes el entorno empresarial local. Se orienta a las personas que quieren trabajar en una start-up o cofundar una. El evento es seguido por redes de empresas incubadas y otras personas conectadas con la incubadora.

El mentoring es una relación a largo plazo entre dos personas en el que la más experimentada ayuda y guía a la menos experimentada. Las relaciones de mentoring se valoran como un medio poderoso para el desarrollo personal en un entorno de negocios. Proporciona oportunidades de desarrollarse para ambos socios y no hay ninguna relación mediante informes entre mentor y aprendiz.

Crear una red de mentores es un desafío, al elegir los nuevos mentores hay que tener en cuenta que esta relación está basada en la confianza, por lo que hay que elegir a personas honestas y de confianza. Lo siguiente es considerar a aquellos que estén involucrados en el desarrollo de otros, deseando compartir experiencias personales y que tengan tiempo que dedicar a su alumno.

La selección de un determinado mentor de una red de incubadoras debería dejarse a la elección del aprendiz, con su objetivo en mente, y unos requisitos de desarrollo concretos.

Navegar por una red amplia de mentores puede ser difícil, por lo que algunas incubadoras tienen una oficina por horas de mentores donde los inquilinos pueden registrarse cuando lo necesiten.

En incubadoras reconocidas de impacto mundial es muy habitual que los mentores paguen por el privilegio de tener esta posición. Sin embargo, la mayoría de los programas de mentores se basan en la capacidad representativa de la incubadora para crear relaciones con personas que desean ayudar a nuevos emprendedores en su crecimiento. A veces el consejo más valioso viene de aquellos que nos llevan sólo un par de meses de ventaja que los que llevan años. Desde que las empresas inquilinas experimentan problemas similares, pueden ayudarse unos a otros y este mentoring a pares es un valor añadido enorme para la incubadora de negocios.

Mientras consideramos que tipos de servicios de asesoría ofreceremos, hay que explorar distintas opciones. Primero, la incubadora debe decidir que servicios se ofrecerán internamente. Esto depende principalmente del conocimiento y habilidades en gestión de la incubadora y la plantilla. La calidad de los recursos externos depende de alianzas informales con proveedores de servicios del sector público y privado. Segundo, la incubadora necesita decidir que tipo de servicios se proveerán a costo y que tipo a otro costo superior.

Algunas incubadoras ofrecen consultoría gratuitamente, otras requieren que el inquilino pague una cuota al profesor y luego la reembolsan. Esto puede llevar al incubado a pensarse dos veces el contratar un coach, y hacerlo sólo cuando sea necesario. Otra forma de abordar este problema es usar un sistema de cupones. Los empresarios pueden recibir un cierto número de cupones al principio del programa, o ganarlos después, durante el proceso de incubación.

Hay que proporcionar a nuestros inquilinos formularios con contratos. Esto puede ahorrar dinero y tiempo a nuestros empresarios y que tengan ventaja competitiva. Los contratos de negocios más ampliamente usados y que se pueden obtener son por ejemplo:

• Acuerdo de fundadores
• Acuerdo de confidencialidad
• Pliego de condiciones de inversión
• Acuerdos de trabajo

La selección de los proveedores de nuevos servicios se debe basar en las necesidades de los incubados. Se deben establecer vínculos con los servicios ofrecidos. Se deben negociar mejores tratos para nuestros inquilinos.

• RRHH – la incubadora puede ayudar a los inquilinos a buscar internos y empleados entre los estudiantes y graduados de la universidad
• Ventas – La gestión de la incubadora y los consejeros pueden ayudar a los inquilinos a desarrollar sus estrategias de ventas y entender el proceso de venta. Si fuera necesario, los inquilinos pueden ser puestos en contacto con proveedores de servicios profesionales que pueden ayudar a desarrollar e implementar estrategias de venta eficaces.
• Marketing
• Comercio internacional
• Proyectos de contratación pública
• Asistencia con subvenciones gubernamentales y préstamos
• Asesoramiento sobre trabajo en equipo
• Inversores
• Finanzas y contabilidad –Organizaciones de incubadora apropiadas pueden dar asistencia con cuestiones presupuestarias, impuestos y de informes. 
• Legal – firmas de consultoría y abogados dan un nivel mínimo de bonos de asesoría y/o tarifas reducidas para los clientes de la incubadora. Uno de los abogados socios puede estar presente en la incubadora una vez al mes para reunirse con los inquilinos y darles guía y aconsejarles.
• Gestión
• TIC
• Servicios de notaría
• I+D para incubadoras centradas en la alta tecnología

Calidad, alcance, dependencia y accesibilidad de estos servicios son las características que aportan valor añadido que juegan un papel importante a la hora de atraer empresarios a la incubadora. La incubadora debería recoger constantemente comentarios de los incubados sobre si los servicios cumplen sus necesidades y que servicios se podrían añadir.

El reclutamiento pasivo normalmente no merece la pena. La mejor manera de abordar posible incubados es en cursos que promuevan el espíritu empresarial y mediante organizaciones de estudiantes centrados en los negocios. Además, mediante artículos en revistas universitarias, folletos y otras publicaciones promocionales. La forma más eficaz de presentar tus servicios en persona es en eventos como los días de la Carrera, donde la incubadora puede tener un stand. Conferencias y charlas públicas con emprendedores de éxito es una forma muy usada también para acercarse a posibles inquilinos de nuestra universidad. Otras formas de conseguir posibles start-ups son:

• Referencias de empresarios asociados con la incubadora
• Buscándolos directamente en webs (LinkedIn, Facebook)
• Conferencias en sectores concretos
• Asociaciones empresariales

Las solicitudes deben estar disponibles online en la página web de la incubadora. Si el objetivo de nuestra incubadora son posibles solicitantes internacionales, tenemos que tener versión inglesa en la página web. La información a pedir en la solicitud suele ser:

• miembros del equipo y sus roles en el proyecto,
• números de teléfono y sus emails,
• historia del equipo – cuánto se conocen y sus logros anteriores si los tuvieran,
• nombre del proyecto,
• inclusión en la industria,
• página web del proyecto si ya existe,
• breve descripción del proyecto,
• que tipos de problemas resuelve el proyecto,
• por qué han elegido nuestra incubadora y que esperan del proceso de incubación,
• lean canvas
• etapas del proyecto

El comité de selección de la aceleradora usa esta información enviada para evaluar todas las solicitudes sobre la calidad de la idea, experiencia y conocimientos.

En incubadoras de una determinada industria los inquilinos son como competidores. Por lo tanto, la gestión tiene que esforzarse para asegurar un clima de trabajo seguro y la decisión de selección se debe hacer en base de posibles enlaces entre los solicitantes y los actuales inquilinos. Esto reducirá las posibilidades de conflicto y ayuda a establecer conexiones ente la comunidad de la incubadora (Schwartz, 2008).

• Las incubadoras recién fundadas pueden aceptar cada uno de los proyectos registrados que ha cumplido los requerimientos de la incubadora, sin ningún otro filtro en el proceso de selección
• Mensualmente se organiza un evento llamado Open House. A los solicitantes que hayan cumplido los requisitos se les invita a presentar sus proyectos a un comité de selección. El propósito de la presentación es estimular el interés. Los solicitantes deben mantener la regla del Powerpoint del 10/20/30. Esto quiere decir que tienen que presentar 10 diapositivas en 20 minutos escritos en una fuente de 30 puntos de tamaño.

Según Kawasaki (2015), la estructura de la presentación debería seguir esta secuencia:

1. Título
2. Problema/oportunidad 
3. Proposición de valor
4. La magia subyacente
5. Modelo de negocio
6. Plan para entrar al mercado
7. Análisis competitivo
8. Equipo directivo
9. Proyecciones financieras y métricas claves
10. Situación actual, logros hasta la fecha, calendario y uso de fondos

Las buenas personas y las buenas ideas se pueden perder si no se tiene la capacidad de hacer una buena presentación. Por tanto, no hay que basar nuestra decisión sólo en la presentación, sino que hay que hacerse preguntas y evaluarlas apropiadamente.

El comité de selección normalmente cuenta con un director general, un coordinador de la incubadora, un gestor de la incubadora. La estructura del comité depende de las posibilidades de la incubadora.

Criterios – los criterios de selección y políticas de salida deberían alinearse con los objetivos de la incubadora. El compromiso del equipo es muy importante. Necesitan estar listos para trabajar duro.

Otros criterios pueden ser los siguientes:

•  Potencial para el crecimiento del negocio y creación de empleo.
• Necesidad de los servicios de la incubadora y la voluntad de aceptar ayuda cuando se indique.
• La capacidad del negocio de diversificar la economía local.
• La viabilidad del negocio y su potencial para alcanzar el éxito.
• Las oportunidades de marketing del negocio y su enfoque.
• El equipo de gestión de la empresa.
• Recursos disponibles con que cuenta la empresa.
• Disponibilidad de las tecnologías necesarias para la empresa.
• La compatibilidad de la empresa con el programa e instalaciones de la incubadora.
• Afiliación a HEI (estudiantes, alumnos, academias)

Cada criterio se puede dividir en niveles de realización (por ejemplo, en una escala del 0 al 5) y la suma se debe comparar al número mínimo de puntos requerido.

Hay que tener en cuenta que es un reto juzgar a un negocio justo al principio de su existencia. Por ejemplo, los planes de negocio antes de facturar y antes de tener los primeros clientes, en el mejor de los casos, son simples conjeturas. La mayoría de las decisiones están basadas en "sentimiento intestinal" y la calidad del equipo no es más que un análisis fundamental. También hay que recordar que la calidad es más importante que la cantidad. No aceptaremos empresas sólo porque necesitamos llenar espacio, esto puede llevar a una percepción negativa de la marca de la incubadora, y más tarde afectar a las relaciones con los inversores, mentores y otras partes interesadas.

• Podemos conceder a los nuevos incubados un mes de prueba para estudiar su ética de trabajo. Decidirán un objetivo para ese mes con un representante de la incubadora. La consecución del objetivo se evaluará una vez pasado el mes y se aceptan las condiciones del programa.
• Los programas de la incubadora duran varias temporadas. En general, el periodo de incubación es tan largo como la empresa necesite para valerse por sí misma, y puede ser a veces de varios años. Las incubadoras deberían esforzarse porque las empresas se vayan pasado un año, después de ese periodo las incubadoras normalmente incrementan los gastos de alquiler para fomentar que las empresas se vayan. Algunas incubadoras incrementan los alquileres cada año o incluso más a menudo, esto depende de cada modelo de incubadora y la posible demanda de los servicios de la incubadora en la universidad.
• La monitorización proactiva de los incubados puede permitir intervenciones para cerrar el negocio en vez de prolongar el tiempo de incubación. Pero esta decisión es siempre muy difícil para los fundadores.

La política de salida debería ser fomentada, no exigida, de los inquilinos

Los equipos presentarán sus progresos regularmente, normalmente cada mes. Esto permite mejorar la colaboración y el espíritu de equipo.

• Cómo los distintos equipos consiguen sus hitos y objetivos
• Cómo cumplen con su plan financiero
• Crecimiento de ventas
• Crecimiento del empleo.

Las empresas que se gradúen serán incluidas en la red de la incubadora. Los nuevos incubados estarán más tarde en contacto con estos graduados en forma de mentores. Para estar en contacto con ellos, se pueden organizar reuniones informales. Los graduados exitosos también promocionan la incubadora y pueden ayudar a  conseguir nuevos inquilinos.

Una empresa puede entrar al programa de incubación directamente después de finalizar con éxito su proceso de incubación, o en el caso de que la empresa no haya participado en ninguna incubación, rellenando un formulario online.

Podemos usar una amplia variedad de métodos de selección, empezando desde el simple proceso en tres etapas como en un programa de incubadora, hasta un proceso de múltiples etapas, con una fase destinada a encuentros con expertos fuera de la incubadora o una etapa de Bootcamp. No es muy habitual aceptar empresas por sólo un mes. Las incubadoras suelen ejecutar programas de aceleración por entre 3 y 6 meses y el proceso de aceptación se centra en fechas específicas entre ronda y ronda. La petición de acceso se puede enviar mediante un formulario online con la misma estructura que la de incubación. Después del listado inicial, los interesados pueden ser entrevistados vía Skype o invitados a una Open House u otro tipo de selección. La entrevista, acompañada por la presentación de la empresa, puede ser desde una entrevista larga a un breve e informal chat, dependiendo de la información requerida.

Ejemplo de proceso de selección en tres fases:

1. Formulario online
2. Lista inicial
3. Entrevista cara a cara

Ejemplo de proceso de selección con cuatro fases:

1. Formulario online
2. Revisión del equipo principal de la incubadora
3. Revisión de expertos
4. Entrevista cara a cara

Las entrevistas pueden ayudar a ubicar distintas químicas de fundadores. Si se complementan unos a otros y saben lo que cada persona puede dar de sí, puede ser señal de una buena cooperación. Por otro lado, si se molestan unos a otros, puede ser señal de futuros problemas.

La gestión debe llevarse a cabo por el comité de selección, y también por expertos externos a la incubadora, así como inversores, socios estratégicos, ex-alumnos o mentores.

El criterio de selección debe seguir los mismos criterios dados en la sección sobre la incubación. Se pueden tener en cuenta también las siguientes características:

• Que los miembros del equipo estén centrados en la oportunidad y el equipo
• Dedicación a tiempo completo del equipo fundador
• Habilidad de los fundadores de generar nuevas ideas
• Ambición
• Antecedentes y dinámica del equipo
• Tendencia del crecimiento de ventas
• Escalabilidad

Políticas de salida – el programa de aceleración tiene normalmente un periodo de tiempo de estancia de 3 a 6 meses, y después de ese periodo deja la incubadora. Sin límites de tiempo, la medida final para evaluarlo es el crecimiento de las ventas.

Está altamente recomendado realizar un seguimiento al impacto económico de la incubadora, esos datos pueden ser muy importantes para potenciales incubados. Si no tenemos datos de impacto a mano, podemos estar perdiendo oportunidades de convencer a potenciales empresas y al público en general de la importancia de nuestro programa. A continuación podemos ver diez métricas sugeridas por la Asociación Internacional de Innovación Empresarial (INBIA):

• Número de incubados en la actualidad
• Número total de empresas graduadas desde el comienzo del programa
• Número de empresas graduadas que aún siguen activas o que se han fusionado o han sido compradas – esto muestra la capacidad de la incubadora de crear empresas de éxito que sobreviven
• Número actual de gente empleada por clientes y empresas graduadas
• Salarios mensuales actuales y cobros recibidos de clientes y firmas graduadas
• Ingresos brutos en el último año por clientes y firmas graduadas
• Cantidad de capital de deuda recaudada en el último año por clientes y firmas graduadas
• Cantidad de fondos de donación recaudados en el último año por clientes y firmas graduadas
• Cantidad de subvenciones recaudadas en el último año por clientes y firmas graduadas

INBIA recomienda recoger estos datos anualmente para los incubados y para todos los graduados, al menos cinco años después de dejar el programa. La herramienta completa, así como todos los elementos descargables se pueden encontrar en la página web de INBIA: http://www2.nbia.org/impact/index.php

La misión y objetivos de la incubadora y el sector concreto son considerados factores claves del éxito de una incubadora (Smilor y Gill, 1986).

La misión de una incubadora universitaria debería ser fomenta el espíritu empresarial de los estudiantes, ayudarles a crear empresas sostenibles y/o estimular el entorno económico local.

Mientras se decide si se empieza a centrar la incubadora en la industria o no, hay que considerar que las incubadoras no centradas en la industria que dan servicios de apoyo a empresas y acceso a redes lo tienen más difícil que las incubadoras sectoriales, donde las ofertas están más especializadas y centradas en determinadas necesidades de la industria. Por tanto, las incubadoras sectoriales consiguen mayores niveles de economías de escala (Schwartz y Hornych, 2008). Por otra parte, necesitamos considerar la demanda potencial de inquilinos en ese sector concreto. Si no tenemos bastantes empresas interesadas en nuestra incubadora centrada en una industria concreta, arriesgaremos la sostenibilidad de la empresa o nos quedaremos sin completar los espacios disponibles, y las empresas no podrán compartir sus experiencias. Hay que considerar también el potencial de crecimiento de un sector en concreto. Algunos sectores pueden parecer prometedores, pero la tendencia puede estar ya detrás del pico de la curva del ciclo de vida.