Las partes interesadas o stakeholders de nuestra incubadora universitaria son las personas individuales o instituciones que pueden directa o indirectamente estar afectadas o tener un efecto sobre la incubadora. “El apoyo de los interesados es un factor crítico para establecer y operar satisfactoriamente incubadoras.” (Comisión Europea, 2002)

Durante la fase de fundación la universidad es, como promotor original de la incubadora, también un interesado del proyecto de incubadora propuesto (por ejemplo en la posición de fundador o cofundador).

Los principales grupos de interesados, que deberían identificarse según un análisis de interesados en las primeras etapas del proceso de establecer tu incubadora universitaria, incluyen:

1. Clientes de la incubadora universitaria:

• patrocinadores de la incubadora,
• usuarios finales de la incubadora.

2. Socios colaboradores:

• partes interesadas que deben ser contratadas para cumplir con la misión y objetivos de las incubadoras,
• otras organizaciones que sirvan a los mismos clientes (es importante identificar posibles forma de complementarlas en vez de competir con ellas).

Imagen: Grupos de interesados de una incubadora universitaria

Comprender a los participantes de las incubadoras a menudo va del a mano de la clarificación de los objetivos de tu incubadora. Distintos propósitos y objetivos amplios atraen a distintos usuarios, distintos cofundadores distintos y patrocinadores de la incubadora universitaria, así como a socios potenciales para colaborar, como se puede ver en la tabla siguiente.

Para más información, ver el bloque Misión y Objetivos – ¿Por qué fundamos nuestra incubadora?

Al mismo tiempo, los clientes y los socios colaboradores de la incubadora universitaria cambian a medida que la incubadora crece. Las distintas fases de la incubadora – o sus etapas de desarrollo precisan de distintos clientes claves y socios colaboradores para crecer y tener éxito.

A la hora de crear una incubadora académica, los encargados de las decisiones claves y las personas con influencia se deben involucrar cuanto antes, preferentemente mediante un proceso de consulta de interesados. Esto es lo mejor, y dar un mal paso puede incidir en un difícil arranque de la incubadora. 

Fuente: Oxford University Innovation

Durante la fase de fundación, es especialmente importante para la incubadora atraer uno o más patrocinadores institucionales (entidades públicas, privadas o mixtas), que financiarán o cofinanciarán el crecimiento de la incubadora hasta que consiga bastantes recursos financieros de los usuarios que pagan por el uso de la incubadora y sus servicios. Podrían pero no deben actuar como cofundadores de nuestra incubadora universitaria.

De acuerdo a un informe encargado por la Comisión Europea, que compara las incubadoras de empresas (Centro para la Estrategia y Evaluación de servicios, 2002), “las incubadoras es más probable que tengan éxito cuando estén apoyadas por una amplia asociación de patrocinadores del sector público y privado.” Normalmente, la financiación inicial de los programas de incubadora se consigue de las autoridades públicas. “En concreto, en las fases iniciales, la financiación del sector público es crítica para asegurar la operatividad de las incubadoras” (El Banco Mundial, 2010).

Incluso para universidades de “renombre” lleva bastante tiempo y bastante suerte alcanzar un modelo auto sostenible. La mayoría de las incubadoras y aceleradoras de start-up estuvieron financiadas y alojadas por universidades, o aprovecharon recursos mixtos de financiación, incluyendo:

· Patrocinio corporativo (por ejemplo un premio para el ganador de un “pitch day”)

· Financiación pública

· Agencias de desarrollo económico

· Ex  alumnos

Fuente: Isis Enterprise study, Oxford University Innovation

Los patrocinadores potenciales de nuestra incubadora universitaria en su fase de creación pueden incluir organizaciones como agencias de desarrollo económico a nivel local, regional o nacional, ONGs, organizaciones de empresas u otros inversores privados, que comparten los propósitos y objetivos más generales de la incubadora. Entre los distintos patrocinadores potenciales de la incubadora en su fase de creación de acuerdo a los objetivos y propósitos generales de la incubadora podemos encontrar: 

• Entidades gubernamentales buscando mejoras económicas en la región, creación de empleo y exportación, como los responsables políticos que pueden influir en la promulgación de de cambios fundamentales de leyes, procesos y procedimientos, así como agencias de ayoyo y desarrollo de PYMES y agencias de comercio y de desarrollo económico local. „Normalmente se consideran los gobiernos como interesados de una incubadora académica. Incluso si no son fundadores directos, los gobiernos determinan políticas que puedan tener un impacto sobre la incubadora. Por tanto, es importante comprender las expectativas del gobierno y evaluarlas en función del mandato de la incubadora. Donde se considere que el gobierno es parte interesada, sus necesidades se deben considerar de manera diferente al marketing de la incubadora.” (Herramienta de incubación Infodev)

• Agencias donantes internacionales como el Banco Mundial, el Programa de Desarrollo UN (UNDP), la UE, el Banco de Desarrollo y gobiernos extranjeros con agencias de cooperación económica.

• Corporaciones / Empresas establecidas buscando alianzas empresariales, buscando ideas innovadoras para su industria y apoyar el desarrollo de industrias concretas (por ejemplo, a través de caridad o el departamento de RSC), o buscando oportunidades de colaborar con usuarios de incubadoras académicas vendiendo o comprando productos para ellos, o buscando inspiración desde un entorno flexible y creativo de la incubadora académica, o participando en eventos de incubadora y formaciones para apoyar el emprendimiento corporativo interno / intraemprendimiento mezclando la cultura innovadora creativa de la incubadora con su cultura corporativa y así ganar ventaja competitiva sobre sus competidores.

• Inversores privados o grupos de inversión buscando empresas potenciales para sus inversiones.

• Individuos buscando mejorar su comunidad como jubilados con salud y líderes de negocios, academias, y gobiernos que buscan maneras personales de mejorar sus comunidades y dejar un legado significativo.

• Instituciones financieras buscando el potencial para beneficiarse de pequeñas empresas con una gran posibilidad de crecimiento mediante préstamos en el futuro, proporcionar depósitos significativos, y buscar asistencia bancaria especial. Las instituciones financieras tendrán oportunidades de evaluar grupos de empresas jóvenes de una forma eficiente y/o poder usar los servicios de la incubadora para acelerar el crecimiento de las pequeñas empresas en las que invierten.

• Otras universidades / instituciones educativas: colaboración con otras instituciones académicas en el cumplimiento de objetivos compartidos que contengan habilidades empresariales de desarrollo en estudiantes y plantilla de la universidad, fomentando la transferencia de tecnología de las empresas y la comercialización de la tecnología o el desarrollo de la región. Especialmente la colaboración de escuelas de empresas con universidades técnicas, humanidades, ciencias sociales o artes apoyarán la creación intersectorial y el emprendimiento. La colaboración con universidades de la tercera edad apoyará el cruce de emprendimiento generacional y el intercambio de conocimiento. Mediante el proceso de incubación, los estudiantes tendrán oportunidades de formación en prácticas aplicadas en empresas y desarrollo de productos. Las facultades tendrán la posibilidad de crear programas de intercambio de estudiantes para mejorar su currículum, y tendrán oportunidades de consultar y usar las prácticas de incubadora para investigación y publicaciones.

• Redes de negocios y organizaciones sin ánimo de lucro, que pueden tener una misión que pueda beneficiar a la existencia de las incubadoras académicas. Grupos como cámaras de comercio, sindicatos, asociaciones industriales, y centros de formación profesional, que son objetivos potenciales obvios para asociaciones con la incubadora académica.

En la mayoría de países de la UE, una mezcla de financiación basada en la mezcla de financiación nacional – normalmente hasta un máximo del 50% de las operaciones – y otros recursos como financiación pública y privada local y regional, es la forma más común de financiación (Centro de estrategias y servicios de evaluación).

Los programas de incubación en USA normalmente comienzan con iniciativas locales desarrolladas por agencias de desarrollo económico. Siguiendo a los preparativos iniciales, se aproximan entonces las agencias federales. La financiación federal está normalmente limitada a los costes de preparación construcción, así como  a las subvenciones para investigación para empresas clientes, que luego se combinan con otros recursos locales y privados.

Fuente: El Banco Mundial: Global Good Practice in Incubation Policy Development and Implementation, 2010

Tras la fase de fundación, en la que la incubadora gestiona con éxito sus actividades, llega la fase de desarrollo, en la que la incubadora necesita centrarse en incrementar la cartera de clientes de sus usuarios que pagan. En esta etapa, es ventajoso no solo mantener su actual base de clientes (patrocinadores de la incubadora), sino que la incubadora necesita atraer completamente un nuevo conjunto de clientes – sus usuarios están deseando pagar para usar los servicios de incubación.

Desde que el principal usuario de las incubadoras de universidad son estudiantes, plantilla universitaria y empresas en su fase inicial, normalmente no pueden pagar por los gastos completos de los servicios que se ofrecen. Las incubadoras universitarias son de esta forma forzadas a encontrar formas de cómo compensar este déficit de ingresos. Se puede conseguir por ejemplo ofreciendo servicios de pago o instalaciones (programa de incubadora, conferencias, formaciones y grupos de trabajo, participación en eventos, espacio en oficinas…) a usuarios externos (individuos, empresas establecidas o corporaciones). Se deben atender a los usuarios de la incubadora académica e números suficientes para alcanzar los objetivos establecidos por la incubadora y las expectativas de los patrocinadores. En nuestra encuesta preguntamos a las incubadoras universitarias que empresas incubadas tenían como objetivos. Los resultados muestran que la mayoría de las incubadoras universitarias atienden a un amplio rango de grupos – estudiantes, plantilla, así como a individuos y firmas externas a la universidad. Casi todas las incubadoras universitarias desean ayudar a los estudiantes a comenzar su negocios (informe de la encuesta del proyecto SUPER, 2016). 

Entre los posibles usuarios de nuestra incubadora universitaria con respecto a sus objetivos podemos encontrar:

• Participantes de programas de incubadora / aceleradora: estudiantes, antiguos alumnos, plantilla académica y clientes externos buscando apoyo en el desarrollo de habilidades empresariales mediante el trabajo en las propias empresas;

• Equipos de investigación de la universidad buscando comercializar sus productos de investigación, apoyo mediante mentoring, instalaciones concretas (laboratorios, etc.);

• Clientes externos usando los servicios de pago de la incubadora e instalaciones incluyendo organizaciones (corporaciones / empresas ya establecidas) como clientes pagadores participantes en eventos de incubadora, formaciones o programas o usando sus servicios, por ejemplo, para apoyar el emprendimiento / intraemprendimiento corporativo interno, mezclando la cultura creativa e innovadora de la incubadora con su cultura corporativa o buscando alianzas empresariales en la universidad. También es posible cambiar a los patrocinadores iniciales por donantes de fondos a los usuarios de pago de la incubadora entregando servicios específicos o programas bajo contrato;

• Honorarios públicos por proyectos especiales (series de oradores abiertas al público, programas formativos abiertos al público en general…).

Durante la fase de desarrollo, el gestor de la incubadora debería explorar proactivamente la posibilidad de cambiar los patrocinadores de  “donantes” o “inversores de semilla” por clientes que contraten los servicios que proporciona la incubadora.

Estos servicios deben tener tasas apropiadas según el valor creado para el cliente y deben tener resultados que aborden los objetivos desempeñados por la organización contratadora, así como apoyar la misión de la incubadora.

Fuente: Herramienta de incubadora Infodev

Imagen: Fuentes de financiación / ingresos de una incubadora dependiendo de las etapas del desarrollo de una incubadora

Dee et al (2015) menciona tres estrategias principales que usan las incubadoras para financiar sus actividades:

• Independencia,
• Servicios de pago y  
• estrategia de crecimiento.

Para más información sobre estas estrategias centradas en la obtención de ingresos, por favor mirar el bloque Modelos de negocio - ¿Cómo hacer nuestro esfuerzo sostenible?

Una vez que la incubadora universitaria ha alcanzado la fase de madurez de la incubación, lo ideal es no depender demasiado tiempo de la generosidad y la buena voluntad (política) de sus patrocinadores para continuar invirtiendo. Con el fin de mantener a sus clientes y hacer crecer la cartera de clientes, la incubadora universitaria necesita mejorar el nivel de rendimiento para que satisfaga a sus usuarios y comunicar con eficacia los resultados.

La tabla siguiente muestras distintos grupos de interesados según los objetivos de las incubadoras.

Además de identificar los clientes de pago, nuestra incubadora universitaria también necesita hacer lo mismo con respecto a los interesados adicionales que no pueden contribuir con dinero, pero que pueden proporcionar valor no monetario que es crítico para el éxito de la incubadora. Los autores de la herramienta de incubadora Infodev identificaron las siguientes actividades de socios colaboradores que pueden apoyar la incubadora a la hora de desempeñar sus propias funciones como empresa:

• Participando en el consejo de administración de la incubadora;
• Proporcionar apoyo al personal voluntario, por ejemplo gestionando operaciones y las instalaciones físicas;
• Comunicando y llevar a cabo actividades promocionales con los clientes actuales y potenciales y otros interesados; y
• Proporcionando servicios, conocimientos, formación, mentoring, coaching, y consultoría a las empresas incubadas.

Socios potenciales colaboradores de nuestra incubadora universitaria pueden ser:

• Entidades gubernamentales, agencias de apoyo y desarrollo de las PYMES y agencias de comercio y desarrollo económico local. „Normalmente, los gobiernos están considerados como interesados de una incubadora académica. Incluso aunque no sean fundadores directos, los gobiernos determinan las políticas que pueden tener un impacto en la incubadora. Por tanto, es válido comprender las expectativas de los gobiernos y evaluarlas en función del mandato de la incubadora. Donde el gobierno se considere una parte interesada, se necesita distinguirlo dentro del marketing de la incubadora.” (Herramienta de incubadora Infodev);

• Agencias internacionales donantes, como El Banco Mundial, el Programa de Desarrollo UN (PNUD), la UE, el Banco de Desarrollo y gobiernos foráneos con agencias de cooperación económica;

• Corporaciones / empresas establecidas;

• Inversores privadas o grupos inversores;

• Búsqueda de individuos para mejorar la comunidad;

• Instituciones Financieras;

• Otras universidades / instituciones educativas;

• Redes (de negocios) y organizaciones sin ánimo de lucro.

Una vez que se han identificado los grupos de interesados claves, es muy útil buscar activamente comentarios  vía entrevistas, encuestas o grupos focalizados. Esto es importante para testear si la visión de los servicios de la incubadora se alinea con sus necesidades reales.

Fuente: Oxford University Innovation

Creando canales de comunicación:

Externamente, la incubadora universitaria necesita crear canales de comunicación en múltiples áreas para atraer mentores y proveedores de servicios, conectar con inversores para apoyar las start-ups salientes, y generar información positiva para atraer inversores. Dentro de la universidad, la incubadora necesitará generar confianza para atraer participantes, voluntarios y mentores. En concreto para universidades pequeñas, incorporar una incubadora como parte un curso de emprendimiento o su vinculación con un curso-trabajo pueden ser grandes maneras de empezar las cosas e incrementar la participación estudiantil.

Fuente: Oxford University Innovation

Temas a tener en cuenta:

¿Qué empresas o individuos pueden compartir la misión y el propósito de nuestra incubadora de empresas?

¿Qué empresas o individuos pueden estar interesados en colaborar con nuestra incubadora universitaria?