Alla fine di questo modulo sarai in grado di:

01 Capire come le Risorse Umane si collegano al Project Management

02 Imparare nuove strategie per la gestione del  team di Progetto

03 Pianificare meglio la distribuzione delle responsabilità e dei ruoli nel team di progetto

04 Valorizzare i risultati ottenuti dalle persone

La prima risorsa di un Project Manager è rappresentata dal suo team. Prima di gestire finanze, compiti, attività e tecnologie, i project manager hanno a che fare quotidianamente con le persone.

Ogni giorni, i Project Manager si interfacciano con i loro collaboratori in riferimento alla loro...

...assicurando:
• Nuove soluzioni che aiutino le persone a sviluppare (nuove) competenze
• Meccanismi di feedback per il miglioramento
• Critica costruttiva, non come rimprovero, ma come opportunità di sviluppo continuo

Essere trasparenti
• Usare metodi trasparenti (rispetto reciproco)
• Usare strumenti trasparenti (rendere chiare le responsabilità di tutti)

Essere Comunicativi
• Fornire un feedback onesto e costruttivo
• Utilizzare tutti gli strumenti di comunicazione disponibili (telelavoro, adattarsi ai differenti fusi orari)

Favorire la collaborazione
• Definire il team di Lavoro mescolando le diverse competenze e caratteristiche
• Lavorare su piattaforme online condivise (aggiornamenti in tempo reale sui documenti condivisi)

Avere fiducia nelle prestazioni lavorative del tuo team
• Imparare l’arte di delegare
• Mantenere una visione d'insieme dei progressi del team e del progetto

Fai corrispondere le capacità/esperienze (Skills) di cui hai bisogno con i talenti delle  persone

Come ad esempio…

Come abbiamo già detto, l'esito positivo di un progetto è innanzitutto e soprattutto legato alle risorse che ci lavorano - e a come impiegano le loro energie, esperienze e know-how.

Tuttavia, gestire le persone non è mai facile, in particolare nel Project Management, una disciplina che è estremamente varia in termini di contenuto, scala e portata.

Si può essere più che sicuri che la scarsa motivazione e la mancanza di impegno del team  porteranno a risultati molto scarsi...

La mancanza di una forte leadership – o la percezione di essa – determina forti contraccolpi.

Quando il project manager non riesce a far lavorare insieme le persone e a diffondere una visione comune del progetto e degli obiettivi attesi, le reazioni del team possono portare a due effetti tipici:

 Entropia – le persone cercano di fare del loro meglio senza comprendere veramente cosa stanno facendo e perché.

Immobilità –le persone preferiscono risparmiare le loro energie e i loro sforzi piuttosto che impegnarsi in qualcosa che non conoscono

La tendenza comune del team è fingere di fare qualcosa, senza andare da nessuna parte... come le tartarughe capovolte.

L'entropia si genera di solito quando le linee guida, le risorse, le tappe fondamentali, i ruoli e le responsabilità non sono chiari, ma le cose devono essere fatte comunque…

“… le persone potrebbero semplicemente chiedere, se non capiscono!”

Questo non è necessariamente vero, in particolare se le persone temono il giudizio sulle loro prestazioni.

Una comunicazione trasparente, aperta e basata sulla fiducia tra il team e il project manager può aiutare a evitare questa situazione spiacevole.

L’immobilità si genera solitamente quando  manca comunicazione tra i gruppi coinvolti nel progetto, ad esempio quando:

L'immobilità è uno scenario molto pericoloso non di per sé, ma perché c'è il rischio concreto di accumulare un carico di lavoro che sarà molto difficile da smaltire in un momento successivo.

!! Tenete presente che le persone si aspettano sempre qualcosa dagli altri !!

Si dice comunemente che gli obiettivi dovrebbero essere impegnativi in modo da motivare le persone a raggiungere dei risultati.

Questa convinzione può essere molto ingannevole. Noi preferiamo dire che gli obiettivi dovrebbero essere realistici e coinvolgenti. 

I Project manager non hanno bisogno di sfidare se stessi

Non si motivano le persone “sfidandole”, si motivano fornendo chiarezza, tenendo in considerazione le loro opinioni, in modo da prepararle ai passi successivi.

Un progetto può essere osservato da due punti di vista – ugualmente rilevanti e validi.

• La dimensione Botton-up

Il team di progetto detiene una prospettiva unica su come sta andando l'implementazione/sviluppo del progetto - ma potrebbe mancare la macro-visione. Dalla loro prospettiva, alcune cose potrebbero sembrare ridondanti, marginali, senza alcun rapporto effettivo.

• La dimensione Top-Down

Il Project manager ha alcune informazioni che potrebbero non essere accessibili al team. Dettagli che alcuni potrebbero non comprendere, hanno perfettamente senso una volta che si guarda la scala e portata globale del progetto. D'altro canto, il project manager potrebbe ignorare segnali critici rivelati dalla "prima linea”.

Come project manager, scendete in campo con la vostra squadra e mettete insieme la loro conoscenza del progetto con alla vostra comprensione ad ampio raggio.

Ogni volta che una nuova persona viene assegnata a un progetto in corso, si affrontano alcune difficoltà:

Più in generale, prendere parte a un progetto di cui non si ha fatto parte fin dall’inizio può essere molto impegnativo (richiede tempo ed energia) e demotivante.

Questo accade quando i project manager desiderano avere una comprensione completa del progetto dal basso verso l'alto, «senza sporcarsi nel fango della trincea...»

Il monitoraggio, il reporting e la valutazione dovrebbero essere una preoccupazione del team, ma allo stesso tempo questa serie di compiti non dovrebbe diventare un nodo per le persone che lavorano al progetto.

Ancora una volta, un'organizzazione e una disposizione equa del carico di lavoro dovrebbe aiutarvi a ottenere le informazioni di cui avete bisogno al momento giusto.

In altre parole, coloro che si occupano dell'implementazione del progetto rimangono a sostegno del team di Assicurazione Qualità e Monitoraggio, senza che le comunicazioni relative si traducano in una loro preoccupazione.

Ricorda (adesso sai):

01 Fornire una guida chiara e assicurarsi che tutte le persone siano allo stesso livello

02 Evitare le ridondanze, usare un linguaggio semplice 

03 Facilitare un trasferimento di informazioni dal basso verso l'alto