Strategie e metodi efficaci di gestione aziendale online
Introduzione
Sia che tu voglia gestire la tua attività online o semplicemente approfittare dei tanti vantaggi che l'uso del web ti offre nella tua attività quotidiana, scegliere e conoscere la giusta strategia può determinare il successo o il fallimento dell'intera impresa.
In questo capitolo imparerai i metodi di gestione più diffusi e come identificarli in modo efficace per soddisfare le esigenze dei clienti.
Le basi su cui è stato costruito il concetto di Lean Management risalgono al Giappone degli anni '50. Il sistema sviluppato da Taiichi Ohno, noto nella letteratura inglese come Toyota Production System (TPS), ha permesso a Toyota di trasformarsi da piccola azienda locale in attore globale. Inoltre, il sistema è stato adottato da altre case automobilistiche giapponesi, come Mazda e Nissan.
Cos’era il TPS?
I due principi fondamentali:
Just In Time — un sistema di consegna che garantisce che l'azienda produca solo ciò che è stato richiesto, senza creare inutile surplus e intasamento dei magazzini.
Jidoka (autonomia) — progettare sistemi che permettevano di rilevare istantaneamente errori e anomalie durante la produzione, garantendo alta
qualità delle auto prodotte.
Il TPS ha rapidamente attirato l'attenzione dei ricercatori occidentali, che hanno sottolineato il grande vantaggio del sistema giapponese rispetto ai classici sistemi di produzione di massa utilizzati nelle fabbriche americane ed europee.
Il termine "produzione snella" è apparso per la prima volta nell'articolo di John Kraftcik ed è stato successivamente adottato da un gruppo di ricercatori del Massachusetts Institute of Technology nel loro libro "The Machine That Changed the World".
Perchè si chiama produzione snella?
Per citare gli autori:
"(...) consuma meno di tutto rispetto alla produzione di massa: metà dello sforzo umano in fabbrica, metà dello spazio di produzione, metà dell'investimento in strumenti, metà delle ore di ingegneria per sviluppare un nuovo prodotto in metà del tempo"
(J. P. Womack, D. T. Jones, D. Roos 1990: The Machine That Changed the World, New York, p. 11)
Dalla produzione di automobili alla gestione delle startup
A questo punto, probabilmente ti starai chiedendo come usare un sistema di produzione di automobili in un'azienda che potrebbe non essere affatto basata sulla produzione?
La risposta a questa domanda è il Lean Management.
Con la crescente popolarità della produzione snella in vari settori industriali, sono stati numerosi i tentativi di trasferire i suoi principi al campo di gestione dell'intera organizzazione. Nel suo libro "Lean Thinking", pubblicato nel 1996, James Womack fornisce alcuni dei principi che una "organizzazione snella" dovrebbe seguire
I principi sono:
identificare i valori dei clienti fondamentali per eliminare le attività che non aggiungono valore
identificare il flusso di valore, ovvero analizzare tutte le attività dalla stipula del contratto al la consegna del prodotto o servizio finito ed escludendo quelli che non sono correlate al valore.
un flusso continuo: fornitura di servizi o prodotti in modo regolare, senza inutili tempi di inattività.
il sistema pull, ovvero prodotti e servizi dovrebbero essere forniti al cliente solo quando e esattamente nella quantità necessaria, senza creare scorte inutili.
la ricerca della perfezione, ovvero l'enfasi costante sul miglioramento della qualità dei servizi e dei prodotti offerti.
Ricorda che i miglioramenti alla tua attività possono derivare da cose apparentemente banali. Quando si legge di sistemi, si identifica un flusso di valore o si crea un sistema di aspirazione, si può pensare che il lean si applichi solo a progetti astratti e complessi. Nulla potrebbe essere più lontano dalla verità!
Un esempio del suo utilizzo in un'organizzazione può essere la corretta marcatura delle porte degli uffici in modo che i dipendenti si muovano in modo più efficiente o la sostituzione di 3 timbri diversi di 3 persone diverse con uno altrettanto importante.
Assicurandoti che l'unica giustificazione per uno qualsiasi dei processi che si svolgono nella tua azienda non sia "perché abbiamo sempre fatto così", puoi rendere la tua attività efficiente, efficace ed in grado di fornire un prodotto migliore ai tuoi clienti.
Cosa significa essere agili – Agilità nella pratica
INTRODUZIONE:
Il termine Agile attualmente include diverse metodologie e termini. Hai mai incontrato professionalmente o privatamente parole come MVP, Scrum o Sprint e ti sei chiesto quale sia il loro significato?
Partiamo dall'inizio.
Dov’è che è iniziato tutto?
L’origine va ricercata nei cambiamenti avvenuti a cavallo degli anni 2000 nel mercato IT, a causa di una crescente insoddisfazione con il modello a cascata.
Cos’è una cascata?
È un processo in cui tutte le fasi sono attentamente pianificate e si susseguono in un ordine immutabile, precedute da una documentazione lunga e completa e delle aspettative del cliente.
Vi sono diversi problemi con questo approccio:
in primo luogo, lo sviluppo del software, in quanto processo creativo, non può essere sempre contenuto in un piano rigido, passando linearmente alle fasi successive senza tornare a quelle precedenti;
in secondo luogo, i test in un modello del genere avvengono solo alla fine, quindi trovare un errore può causare grossi problemi, fino ad impedire al prodotto di entrare nel mercato;
in terzo luogo, le esigenze del mercato o del cliente potrebbero essere cambiate durante lo sviluppo del prodotto, e se qualora questo sia verificato, occorrerebbe ricominciare da capo.
Esempio
Supponi di aver ordinato un'auto, una decappottabile sportiva. Insieme alla casa automobilistica, hai speso
un mese scegliendo tutto, dal motore al colore del rivestimento.
Dopo un anno di produzione, puoi finalmente portare l'auto per un giro di prova. Si scopre che il vano portaoggetti non si apre e la sua riparazione richiederebbe lo smantellamento dell'intera vettura, che richiederebbe altri 3 mesi.
Potresti conviverci, se non fosse per il fatto che nel frattempo sei diventato un genitore e hai effettivamente bisogno di un minivan.
Questi e altri problemi (resistenza al cambiamento, trattare i dipendenti come ingranaggi di una grande macchina) hanno spinto molti programmatori a cercare un modo migliore per creare software, dando maggiore soddisfazione sia ai dipendenti che ai clienti.
Nel 2001 nello Utah, durante una riunione di 17 rappresentanti del settore IT, è stato creato un documento che è considerato l'inizio dell'Agile - Agile Programming Manifesto (http://agilemanifesto.org/.)
I suoi autori, grazie alla loro esperienza nell'implementazione di software, sottolineano l’importanza di:
persone e interazione su processi e strumenti
disegnare software su documentazione dettagliata
collaborare con il cliente nelle trattative contrattuali
rispondere ai cambiamenti nell'attuazione del piano.
Hanno anche ridefinito l'approccio alla creazione del software, scrivendo regole in base alle quali il software deve essere consegnato al cliente nel più breve tempo possibile, in continua collaborazione con il cliente, ed essendo aperti/e ai cambiamenti, anche nelle ultime fasi della sua creazione.
Allo stesso tempo, sottolineano il valore di team motivati ​​e auto-organizzati, che guidano l'innovazione e si preoccupano del valore del prodotto che creano.
I valori presentati nel manifesto hanno rapidamente guadagnato una grande popolarità, ed oggi, quasi 20 anni dopo, l'approccio agile è la norma nel settore IT, ed è presente nel lavoro quotidiano delle aziende più grandi (ad esempio Adobe o Atlassian). La stessa Agile ha generato metodologie basate sulle sue premesse: la più popolare delle quali è Scrum (www.scrum.org/).
Agile nel tuo business
I’Agile si applica solo ai progetti IT?
Assolutamente no! Dalla pubblicazione del manifesto, molte aziende hanno adottato con successo i principi Agile al loro contesto, diventando più competitivi sul mercato e aprendosi al cambiamento per rispondere meglio a situazioni inaspettate. Come puoi trasferire questi principi alla tua attività?
l primo dei principi del Manifesto, in questo caso, è di fondamentale rilevanza:
„La soddisfazione del cliente attraverso l'implementazione puntuale e continua di software di valore è la nostra massima priorità.”.
L’approccio Agile si sintetizza in una serie di step:
Cerca di capire dove ti trovi.
Cercare di fare piccolo passi verso il tuo obiettivo
Ottieni un riscontro.
Perfeziona il prodotto o servizio sulla base di questo.
Così facendo, fornisci all'utente finale il minimo necessario e quindi determini i passaggi successivi e la direzione dello sviluppo in base alle loro reazioni. Un esempio:
Supponi di voler avviare un'attività di toelettatura di cani. Stai pensando di indirizzare la tua offerta principalmente ai proprietari di barboncini, hai un'idea per un logo (un barboncino che tiene le forbici tra i denti), e stamperai diverse migliaia di volantini promozionali e biglietti da visita. Hai anche molte idee per servizi aggiuntivi nella tua nuova azienda: rilassanti bagnoschiuma, vendita di snack biologici per cani e cosmetici per la cura dei capelli. Tuttavia, poiché desideri gestire la tua attività in modo agile, inizi fornendo il minimo necessario: aprire il salone con un unico stand toelettatura, che è il minimo indispensabile su cui si basa la tua attività. Quindi, sfruttando i vantaggi di Internet, crei un semplice sito Web e lo chiami "Dog Grooming Salon" (il logo dei tuoi sogni deve aspettare, usi una foto con licenza gratuita trovata su Internet)
È così che ottieni i tuoi primi clienti e quando parlerai con loro, scoprirai che:
Sono soddisfatti del servizio e consigliano i tuoi servizi ai loro amici, ma sfortunatamente i proprietari di barboncini in zona sono pochi, ed i proprietari di altri animali domestici pensano che il servizio non faccia per loro,
Sono felici che tu pubblicizzi la tua attività su Internet poiché i volantini per la toelettatura dei gatti hanno riempito le loro cassette postali
per mesi,
Sarebbero interessati ai bagnoschiuma per i loro animali domestici, ma preferiscono acquistare snack e cosmetici da un fornitore di fiducia
via Internet per il momento
In questo scenario ipotetico, utilizzando i principi dell’approccio Agile, sei riuscito/a a:
Evitare i costi associati alla produzione del logo, alla stampa dei voltantini e dei biglietti da visita, che avrebbero avuto unì’impatto negative sul tuo business
Scoprire che puoi estendere il tuo business ad altri padroni di cani abbandonando l’idea di dedicarti solo ai barboncini, e quindi allargare la tua customer base
Pianificare prossimi sviluppi, iniziando con l’aggiunta di bagnoschiuma in quanto quello è il prodotto più diffuso (non devi rinunciare agli snack ed altri cosmetici, ma puoi introdurli più tardi quando ti sarai guadagnato/a la fiducia dei tuoi clienti)
Grazie al materiale delle sezioni precedenti, conosci già alcune strategie vincenti per rendere la tua azienda competitiva.
Ricorda, tuttavia, che nessuna di queste costituisce una ricetta per il successo. In alcuni casi, potresti optare per il modello a cascata (che si utilizza ancora, per esempio, nel settore pubblico o nell’industria medica).
Sia che tu scelga di rendere la tua organizzazione sia snella, sia che tu preferisca renderla agile, l'elemento importante è mettere al primo posto i clienti, le loro esigenze e la soddisfazione.
Potenziare l’interfaccia utente del proprio business
Design Thinking e UX
Per iniziare a disegnare il tuo prodotto o servizio, puoi utilizzare il Design Thinking.
Cos’è il DESIGN THINKING?
“Il Design Thinking è un approccio all'innovazione incentrato sull'uomo che attinge dal toolkit del designer per integrare le esigenze delle persone, le possibilità della tecnologia ed i requisiti per il successo aziendale.”
Il Design Thinking essendo in continua e rapida evoluzione, è difficile trovare una decisione precisa, così come è difficile determinare le fasi del da seguire se si sceglie di seguire questo metodo.
Possiamo comunque supporre di avere 5 fasi:
Nello stadio “empatia” dovresti porti le seguenti domande:
“A chi mi sto rivolgendo?”
“Che luoghi frequentano i/le mie clienti? Dove vivono?"
“Quali sono i loro interessi e cosa li/le infastidisce?”
“Cos’è che hanno già e cosa invece gli manca?”
“Quali sono i loro valori?"
Perchè la fase dell’empatia è così importante?
Perché è l'attenzione sul cliente nel processo di progettazione che permette di distinguere il prodotto, il servizio e l'intera azienda.
Conoscendo i tuoi/le tue clienti, le loro esigenze e le loro esperienze, puoi creare un prodotto o servizio su misura per loro,
Questo tipo di progettazione di prodotti e servizi, incentrata sull'esperienza del cliente ed orientata a fornire soluzioni su misura, si chiama UX (user experience) design.
Sebbene il termine UX fosse inizialmente riservato esclusivamente al settore IT, oggi sta guadagnando popolarità in altri settori ed acquisendo versatilità. Il produttore di sedie per ufficio, il designer di auto di lusso, il creatore di corsi di formazione ed il distributore di guanti monouso ambiscono tutti a fornire le soluzioni più personalizzate possibili.
Utilizzo di modelli mentali nell’UX DESIGN.
Per modelli mentali si intendono i presupposti, credenze e stereotipi creati sulla base di esperienze passate con cui interpretiamo il mondo..
Per la progettazione dell'esperienza utente, studia ed applica i modelli mentali esistenti per consentire agli utenti di concentrarsi sull'attività.
Ad esempio, quando visita il tuo negozio online, il cliente si aspetta id trovare il simbolo del carrello in cui andranno i prodotti. Sostituire il carrello con un'altra icona (ad esempio un'astronave, che simboleggerebbe la consegna veloce) può far sì che l'acquisto richieda più tempo perché il cliente deve sviluppare un nuovo modello mentale, o può anche essere che abbandoni del tutto l’idea di acquistare un tuo prodotto!
Il business online si basa principalmente sul lavoro a distanza: computer, tablet, smartphone, vari strumenti ed applicazioni.
Ti servono le nuove tecnologie per lavorare online?
Assolutamente sì. Senza gli strumenti giusti, sarà difficile decollare: probabilmente nessuno ti sentirà, e nessuno saprà cosa hai da offrire.
Questo significa che ti servono fondi per lavorare online?
No. E’ un errore comune quello di utilizzare denaro per applicazioni e strumenti online senza poter avere un ritorno nel breve periodo. Invece di essere investito, il denaro viene congelato o addirittura perso per sempre.
Per avere successo online, non è necessario investire subito in strumenti e applicazioni. Ci sono molte
versioni gratuite sul mercato che ti permettono di sviluppare con successo la tua attività. Tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare è una buona Connessione a internet ed alcune app gratuite.
Prima o poi dovrai parlare con il tuo cliente o partner commerciale. Gestendo un'attività offline, questo genere di incontri si tiene in ufficio. Conducendo il tuo business online, invece, puoi essere molto più efficiente in termini di tempo su questo fronte.
Se vuoi discutere con il tuo cliente / partner i dettagli del contratto, il piano di progetto e la stima dei costi prediligi un tipo di comunicazione indiretta.
Se vuoi conoscere il tuo cliente / partner, creare una nuova collaborazione, vedere se c’è intesa- fissate un appuntamento per una telefonata o una videochiamata.
Ricorda che queste sono forme di comunicazione più impegnative. Rispetta il tempo tuo e dei tuoi clienti, e, prima di fissare un appuntamento, assicurati di:
Chiarire lo scopo dell'incontro (Discutere le questioni più importanti nel tema XYZ non è lo scopo dell'incontro)
Concordare l’agenda della riunione
Scegliere una modalità per effettuare una chiamata (piattaforma, telefono)
Opzionale: assegnare ruoli alla riunione (esempio: coordinatore, chi prende le minutes, chi offre supporto tecnico)
Selezione della piattaforma
Microsoft Teams vs. Slack
Entrambi sono due potenti strumenti di comunicazione remota e con funzioni simili. Non permettono solo di organizzare e tenere delle videoconferenze, ma anche di lavorare su file condivisi, offrendo chat e canali tematici. Entrambi sono disponibili in versioni gratuite con funzioni limitate. Sono utili se pianifichi di lavorare in team, con subappaltatori o partner regolari..
Sono entrambi strumenti molto simili per videoconferenze e webinar. Le versioni gratuite offrono un tempo di riunione limitato (fino a 40/50 minuti) ed un limite di partecipanti (fino a 100 persone). Vale la pena utilizzarli se si pianificano riunioni di gruppo online per più persone. Sono consigliati se non si tengono videoconferenze regolari e se non si ha necessità di uno strumento completo.
Supponi di aver scelto Microsoft Teams come strumento per comunicare con partner e clienti. Hai imparato ad usarlo e hai investito il tuo tempo per insegnarlo a due subappaltatori.
Un giorno, poi, inizi a lavorare con una grande azienda internazionale, e ti trovi a decidere se firmare un contratto per diversi mesi. Sarà tua responsabilità lavorare direttamente con un team di 50 specialisti. Scopri che l'azienda lavora su Slack da anni e non conosce affatto l'applicazione Teams. Per il tuo nuovo cliente, è inutile insegnare ai suoi dipendenti un nuovo strumento perché i costi sarebbero troppo elevati. Cosa fai in questa situazione?
Imparare ad usare Slack e formare i tuoi due subappaltatori è tuo compito perché adottarlo nella tua azienda ha un costo molto inferiore. Tuttavia, ricorda di aggiungere il tempo che dedichi a questa attività al prezzo finale che il cliente pagherà per questo progetto.
Nel corso del primo modulo hai imparato a gestire i progetti. Ora, però, ti forniamo degli strumenti utili a gestire progetti piccoli e grandi, sia che tu li gestisca in modo Lean o Agile, sia che tu lavori da solo/a o in compagnia: esistono diverse che applicazioni possono aiutarti ad organizzare le fasi successive del progetto.
TRELLO ti piacerà fin da subito.
Trello
Trello è uno strumento molto semplice ed intuitivo. Offre funzioni come lavagne, elenchi di attività e conversazioni che ti consentono di sistematizzare il lavoro del progetto sia quando decidi di agire da solo che quando collabori con un gruppo molto più ampio.
Può essere utilizzato per:
Collezionare ed esplorare idee
Vai su Trello quando vuoi e scrivi quello che ti viene in mente. Una volta che avrai prodotto una lista più o meno lunga, leggi le idee una ad una e analizzale ponendoti le seguenti domande:
Da dove è uscita questa idea?
Di quanto tempo avrò bisogno per avviare questa attività? E di quali risorse avrò bisogno?
In quanto tempo si ripagherà l'investimento? Per quanto tempo realizzerò un profitto?
Cosa determinerà il mio successo?
Perché questa idea è buona? Perché è migliore di altre?
Perché questa idea è cattiva? Cosa manca?
Quali sono i rischi reali di questa idea imprenditoriale? A cosa devo fare attenzione? Di cosa devo occuparmi?
In che misura la mia idea è davvero realizzabile su una scala da 1 a 10?
È un'idea per ora / per dopo / da raffinare / da rifiutare?
Crea una lista di modi per realizzare ciascuna di esse
Fissa degli obiettivi di breve e lungo periodo
Puoi utilizzare il modello SMART per definire i tuoi obiettivi.
Stila un elenco delle attività da eseguire per realizzare questi obiettivi
Scrivi elenchi di strumenti, applicazioni e attrezzature necessarie con cui iniziare
Prepara un elenco di contatti che possono aiutarti a sviluppare la tua attività
Puoi utilizzare il modello SMART per fissare i tuoi obiettivi.
Esempio: Vorrei iniziare a lavorare da casa
Per quale ragione? Come? – «perché ho una disabilità e voglio essere in grado di lavorare da casa»
«Non più di 6 ore al giorno dalle 9.00 e alle 15.00 dal lunedì al venerdì»
«Guadagnare non meno di 2 000 euro netti al mese».
«imparare a utilizzare 3 strumenti online (strumenti X, Y, Z) nel primo mese»
«da gennaio 2021»
TRELLO ti offere tutto quello che ti serve nella sua versione gratuita.
Asana è uno strumento potente e completo per gestire i progetti in gruppo. Ne avrai bisogno se inizi a costruire il tuo team o inizi a costruire una rete di subappaltatori permanenti e partner commerciali.
Asana ti permetterà di contattare rapidamente ciascuno dei tuoi collaboratori/ e delle tue collaboratrici tramite chat, calendario, assegnazione di attività e molto altro. L’applicazione meglio su un dispositivo mobile (smartphone, tablet) dopo aver attivato le notifiche push. Se un membro del team non installa l'applicazione mobile, rischia di perdersi e venire sopraffatto dall'eccesso di notifiche visualizzate nella versione browser se effettua l’accesso dopo qualche giorno. La versione gratuita prevede alcune funzionalità limitate.
Quando fai affari online, devi essere in grado di scansionare e inviare documenti partner e clienti in modo efficiente. Non ti serve
avere un luogo unico e permanente da cui fare affari, ma puoi muoverti e svolgere i tuoi compiti da qualsiasi luogo sulla Terra. Ti serve quindi definire bene cosa ti serve.
When you do not have a permanent office, whether you are constantly traveling and switching places or you work from a café for the whole day because you live in a tiny flat - you do not need equipment such as a scanner.If you are mobile, your work tools should also be mobile as well.
In una situazione del genere, è meglio investire in uno smartphone di buona qualità e con uno schermo grande o un tablet, e installare applicazioni con tecnologia OCR integrata su di essi..
OCR,
Sta per Optical Character Recognition e consente alla tua applicazione e al tuo dispositivo di riconoscere e scansionare il testo. Le scansioni possono essere salvate in formato PDF, commentate, firmate e rispedite al cliente o al partner commerciale.
CONGRATULAZIONI – HAI APPENA COMPLETATO LA PRIMA PARTE DEL CORSO “Promuovere la cultura digitale per l’imprenditoria’“!
Ora tocca a te:
Analizza la tua idea di business online dal punto di vista delle strategie e dei metodi di gestione aziendale che hai appreso e scegline uno che ti consentirà di iniziare.
Analizza il tuo prodotto / servizio da una prospettiva di Design Thinking / UX e, sulla base di queste, apporta modifiche al tuo piano aziendale.
Seleziona 1 strumento online necessario per iniziare.
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