I fondi iniziali dell'incubatore universitario nella fase di fondazione sono di solito forniti dai fondatori e dagli sponsor dell'incubatore. La diversa missione, come lo sono gli obiettivi più ampi dell'incubatore universitario attirano diversi (potenziali) co-fondatori e sponsor. Secondo la Banca Mondiale, "specialmente nelle fasi iniziali (dell'incubatore), il finanziamento del settore pubblico è fondamentale per garantire che gli incubatori diventino operativi" (The World Bank, 2010). I risultati della ricerca del nostro sondaggio sulle organizzazioni di sostegno all'imprenditoria hanno confermato l'importanza dei finanziamenti iniziali, poiché l'ostacolo più frequentemente citato dagli intervistati era la disponibilità di finanziamenti per la loro organizzazione, per gli incubatori universitari e non (SUPER survey report 2016).

Anche per le università più rinomate ci vuole molto tempo e molta fortuna per raggiungere un modello autosufficiente. La maggioranza degli incubatori delle start-up e degli acceleratori sono stati finanziati dai loro ospiti universitari oppure hanno utilizzato fondi misti, tra cui:

• Sponsorizzazione aziendale (ad esempio un fondo di premio per il vincitore di un "day pitch")

• Fondi pubblici

• Agenzie di sviluppo economico

• Donatori di Alumni

Fonte: Isis Enterprise study, Oxford University Innovation

Nella fase iniziale di fondazione i potenziali sponsor dell'incubatore universitario (oltre che ai loro ospiti universitari) possono includere organizzazioni come le agenzie di sviluppo economico a livello locale, regionale o nazionale, ONG, organizzazioni imprenditoriali, donatori di alumni o altri investitori cui scopo è più ampio dell'incubatore universitario. Per ulteriori informazioni sugli sponsor leggere il blocco Stakeholders - Chi sono potenziali partner per la collaborazione?

Nella maggior parte dei paesi dell'Unione Europea, una combinazione di finanziamenti basata sulla corrispondenza dei finanziamenti nazionali - generalmente fino ad un massimo del 50% delle operazioni - e altre fonti, quali i finanziamenti pubblici e privati regionali / locali, è la struttura finanziaria più comune (Centro Per strategie e servizi di valutazione).

I programmi di incubazione statunitensi iniziano solitamente come iniziative locali da parte delle agenzie di sviluppo economico. Dopo i preparativi iniziali, si avvicinano le agenzie federali. I finanziamenti federali sono di solito limitati ai costi di preparazione e di costruzione, nonché ai finanziamenti per la ricerca per le imprese del cliente e sono poi composti con altre fonti locali / private.

Fonte: The World Bank: Global Good Practice in Incubation Policy Development and Implementation, 2010

Quando la sponsorizzazione è sotto forma di aiuti di sovvenzione da parte del governo, le risorse possono essere assegnate sulla base di un impegno a lungo termine (ad esempio 10 anni e più nel caso malese). In questo caso, i richiedenti interessati devono presentare la loro richiesta e negoziare il finanziamento su base annuale.

Fonte: The World Bank: Global Good Practice in Incubation Policy Development and Implementation, 2010

Nelle fasi successive dello sviluppo degli incubatori, l'incubatore universitario può concentrarsi sull'aumento del proprio portfolio di clienti da parte degli utenti paganti per ridurre la sua dipendenza dalla disponibilità dei suoi sponsor iniziali, mentre si dirige verso la sua sostenibilità (finanziaria).

Dee et al (2015) menziona tre strategie fondamentali utilizzate dagli incubatori per finanziare le loro attività: strategia indipendente, incentrata sui costi e sulla crescita. L'incubatore di università può utilizzare il mix di queste strategie o modificarle nel tempo a seconda della fase di sviluppo.

1. Strategia indipendente: con questa strategia si intende che gli incubatori non si affidano alle start-up come fonte di reddito e che le entrate derivano da altre fonti. Ad esempio, gli enti pubblici e gli sponsor societari vedono un vantaggio nella creazione e nell'esercizio di un incubatore, come anche lo possono essere eventi in esecuzione, noleggio spazi e ristorazione utilizzando lo spazio incubatore.
2. Strategia incentrata sui costi: nella strategia a pagamento gli incubatori universitari sono finanziati direttamente dalle imprese di avvio o da altri clienti paganti, a cui vengono addebitati tasse regolari come l'affitto, le tasse di iscrizione o le tasse di servizio. Come le start-up devono pagare per partecipare a programmi o per utilizzare gli impianti e i servizi di incubatori, i modelli a pagamento tendono a sostenere imprese e start-up già stabiliti che posseggono già un flusso di entrate e hanno investimenti con cui possono pagare le tasse.
3. Strategia di crescita: nel programma di sviluppo del business, il programma è stato progettato per essere finanziato dalle iniziative supportate generando entrate provenienti dal patrimonio netto, assumendo una quota degli utili di start-up o facendo appello agli angeli aziendali e all'avventura capitalisti. Questo modello di finanziamento si basa sugli incubatori che hanno accesso a un flusso di imprese ad alto sviluppo ma anche ai sostenitori che sono disposti a sostenere l'incubatore per un certo numero di anni fino a quando non possono essere realizzati investimenti. Questa strategia solitamente richiede molto tempo fino a quando i ricavi sono raggiunti, quindi gli stakeholder pazienti sono un must.

Per ulteriori informazioni su queste strategie incentrate sull'ottenere i ricavi, si prega di vedere il blocco: Modelli di Business - Come facciamo sostenibile il nostro sforzo?

Si consiglia di utilizzare le seguenti ripartizioni durante la costruzione del foglio di calcolo dei costi dell'istituzione dell'incubatore (Dietrich et al, 2010 e InfoDev Incubation Toolkit):

Costi iniziali di investimento:

• Spese pre-operative – tutte le erogazioni prima dell'istituzione dell'incubatore, come uno studio di fattibilità, sono costi per l'utilizzo di servizi legali, agenzia immobiliare, consulenza e qualsiasi altro servizio professionale applicabile.
• Strutture fisiche – tutte le erogazioni necessarie per l'adattamento e / o la costruzione degli impianti fisici dell'incubatore, come i costi di costruzione di un nuovo edificio o i costi associati alla modifica di uno spazio esistente, apparecchi e accessori
• Attrezzature - tutti le erogazioni necessarie per l'acquisto di oggetti necessari per l'avvio e la continuazione delle attività dell'incubatore, quali mobili (scrivanie, sedie ...), computer, stampanti, copiatrici, router ecc.
• Investimenti iniziali a risorse umane - tutte le spese dell'incubatore in relazione al suo personale, inclusi eventuali costi di reclutamento e spese di consulenza. Per il secondo e il terzo anno si raccomanda di considerare possibili aumenti del numero di dipendenti affinché possano occuparsi del maggior numero di clienti. La struttura di ripartizione dei costi delle risorse umane può comprendere anche costi di assunzione, retribuzioni, spese di consulenza, costi di previdenza sociale e costi legati alla formazione del personale.
• Spese generali iniziali, che possono includere spese che possono essere richieste per l'attuazione e la creazione dell'incubatore. Tali costi sono pubblicità, assicurazioni, costi di manutenzione, costi di telecomunicazione, forniture, servizi bancari, utilities, ecc.
• Le riserve create attraverso l'istituzione del fondo di riserva per costituire riserve di cassa nel caso in cui siano necessarie spese inattese o se le entrate non sono proiettate.

Costi operazionali:

• Personale - compresi gli stipendi (della gestione incubatrice e di altri dipendenti), della relativa sicurezza sociale, dei benefici per la pensione e dei pagamenti di assistenza medica, dei costi di formazione e dell'utilizzo di servizi esterni - competenze esterne come funzioni di risorse umane, consulenza legale e funzioni di contabilità. I costi del personale rappresentano di solito uno dei costi più elevati di un incubatore di imprese.
• Servizi contenenti costi come l'elettricità, l'acqua, il gas (o altro tipo di combustibile), i costi di trattamento e di sicurezza. Le utenze e i costi del carburante sono influenzati dal tipo di società che vengono incubate. Le aziende basate sulla tecnologia, in media, causeranno all'incubatrice maggiori utenze e costi di carburante rispetto alle aziende non tecnologiche, ad esempio per attrezzature di laboratorio e di produzione che possono essere richieste.
• Spese di trasporto: l'utilizzo di un veicolo, di un treno o di un aereo durante le attività dell'incubatore.
• Affitto: Costi per l'affitto nel caso in cui l'incubatore non abbia investito in immobili. Se l'incubatore ha investito in immobili, allora l'investimento immobiliare è un investimento di capitale che dovrebbe essere monitorato nei costi di investimento - strutture fisiche.
• Costi assicurativi: una decisione dovrebbe essere presa se l'assicurazione coprirà anche la proprietà appartenente agli incubati.
• Tecnologia dell'informazione e delle comunicazioni: costi di utilizzo dell'ufficio e dei telefoni cellulari, internet e videoconferenze.
• Pubblicità, comunicazioni e pubblicità, necessari per attirare nuovi clienti (utenti incubatori).
• Spese di spettacolo associate al manager incubatore che frequenta eventi sociali o che ospita possibili clienti e investitori che gli possono presentare opportunità di business per l'incubatore o i suoi incubati.
• Costi per attrezzature di noleggio: quando si decide di rendere più conveniente l'affitto di attrezzature piuttosto che acquistarlo. Ciò potrebbe includere computer, stampanti, fotocopiatrici e mobili.
• Costi di riparazione e manutenzione come pittura, decorazione e riparazione di apparecchiature rotte.
• Fornitori di servizi esterni (contabili, avvisi fiscali, avvocati, ecc.).
• Materie prime (solo per la produzione) ...

Gli autori di InfoDev Incubation Toolkit riconobbero le seguenti come responsabilità cruciali dell'incubatore manager (che può anche essere chiamato Direttore Incubatore, Presidente Incubatore o Amministratore Delegato):

• Dirigere e gestire il personale dell'incubatore;

• Gestione delle infrastrutture e dei servizi offerti dall'incubatore;

• Agire come "faccia" dell'incubatore in rapporti con il consiglio di amministrazione e con altri soggetti esterni, come gli sponsor e le autorità pubbliche, nonché le società clienti;

• Agire come il principale punto di collegamento tra l'incubatore e il consiglio, nonché l'incubatore e le società clienti;

• Gestire la relazione con i clienti in modo da garantire che la fiducia reciproca sia costruita tra il cliente e l'ambiente di incubazione aziendale in modo che il rapporto tra entrambe le parti sia vantaggioso reciprocamente.

Indipendentemente dalle dimensioni del team e del personale dell'incubatore, il gestore deve assicurare che l'attenzione sia rivolta specialmente ai clienti, un principio che NBIA riconosce come migliore pratica nell'incubazione.

Fonte: InfoDev Incubation Toolkit

Uno dei motivi più significativi che può determinare il fallimento degli incubatori è la nomina di persone inadeguate in posizioni chiave. Gli stili di gestione e di direzione degli incubatori variano in particolare secondo il loro modello di proprietà, con la maggiore discrepanza tra la proprietà pubblica o privata. Quando il proprietario è un'entità pubblica (quale è il caso probabile dell'università nella posizione del fondatore / co-fondatore dell'incubatrice), l'incubatore funzionerà probabilmente secondo il modello dell'istituzione pubblica. Gli incubatori universitari di proprietà delle università (e di altre organizzazioni pubbliche) affrontano di solito le seguenti questioni. E 'importante considerare questi rischi del modello di proprietà pubblica legati allo stile di gestione e di leadership dell'incubatrice:

Il gestore dell'incubatrice può avere la tendenza a concentrarsi maggiormente sugli aspetti burocratici, trascorrendo troppo tempo con gli stakeholders locali coinvolti nella politica locale e dedicare meno tempo all'impegno con i clienti, mentre le procedure amministrative burocratiche impediscono all'incubatore di diventare un modello di imprenditore di successo per il suo incubato aziende:

• Il gestore dell'incubatore può essere meno selettivo nelle procedure di accesso ai suoi programmi di incubazione / accelerazione;

• Le scale salariali del personale di incubazione sono allineate con le retribuzioni del settore pubblico e queste sono solitamente più basse di quelle del settore privato. Ciò non può riflettere il livello delle conoscenze, delle competenze e dell'esperienza, che è necessario per la posizione di un gestore di incubazione di successo;

• L'incubatore manager di un incubatore universitario probabilmente non può prendere l'equità nell'incubatrice, cosa può rendere la posizione meno attraente ai migliori manager orientati all'imprenditorialità.

• Il posto dell'incubatore manager diventa parte di un sistema di appuntamento in cui le esigenze dell'incubatore non sono centrali alla decisione.

In molti paesi gli incubatori sono stati istituiti e gestiti dai governi, a livello nazionale o locale. Con poche eccezioni, questo modello di proprietà si è dimostrato disfunzionale. Gli incubatori pubblici sono stati generalmente troppo cauti e hanno impiegato persone senza esperienza aziendale sufficiente per fornire il livello dei servizi richiesti. I manager incubatori pubblici tendono ad essere più concentrati sugli aspetti burocratici e dedicano meno tempo al coinvolgimento con i clienti o tendono a collegare clienti incubatori con fonti di assistenza finanziaria che possono essere meno selettive nelle procedure di accesso. Di conseguenza, la maggior parte delle nuove start-up ha chiuso l’attività, mostrando una mancanza di sostegno e a volte la scarsità delle procedure di ingresso.

Fonte: The World Bank: Global Good Practice in Incubation Policy Development and Implementation, 2010

Una mancanza di competenze manageriali si può trovare negli ambienti universitari in cui le disfunzionalità sono spesso aggravate dalla gestione part-time che mina ulteriormente l'attenzione necessaria agli incubati e all'efficienza (e.g. lezioni dalla Tailandia e dall’India).

Fonte: The World Bank: Global Good Practice in Incubation Policy Development and Implementation, 2010

Le strutture miste di proprietà (pubbliche e private) incoraggiano gli incubatori a investire in modo più rischioso sui propri clienti e quindi ad essere più efficienti nella scelta delle idee.

Fonte: Chandra and He, 2008

Uno degli obiettivi principali di un incubatore è quello di sostenere l'orientamento imprenditoriale dei propri utenti aiutando le start-up a diventare imprese in continua crescita e a raggiungere una posizione di salute e di redditività finanziaria. Quando si stabilisce un incubatore, è molto importante che l'incubatore stesso sia considerato come tale società in grado di raggiungere la crescita e la posizione della sostenibilità per se stesso. L'incubatore universitario deve agire con un chiaro orientamento commerciale per diventare un modello imprenditoriale di successo per le sue aziende incubate.

La leadership iniziale dell'incubatore è fondamentale per il successo dell'iniziativa. L'esperienza dimostra che i manager dinamici e imprenditoriali sono fondamentali per definire il corso di un incubatore, mentre i responsabili prudenti, troppo accademici o burocratici non producono generalmente iniziative ad

Per consentire al manager incubatore di eseguire i ruoli e le funzioni menzionati in precedenza, si raccomanda di prendere nota delle seguenti caratteristiche (Infodev Incubation Toolkit):

• Un orientamento del settore privato e la capacità di gestire il business incubatore con una mentalità da imprenditore;
• Abilità di leadership;
• Credibilità, in particolare con i potenziali clienti, gli investitori, il consiglio e le parti interessate;
• Esperienza rilevante nel business, nell'innovazione e nell'imprenditorialità con capacità di gestire le start-up (comprese le competenze finanziarie, legali e di gestione del marketing);
• Empatia con i clienti;
• Conoscenza degli investimenti in fase iniziale;
• Eccellenti abilità interpersonali e di networking;
• Eccellenti abilità di consulenza al business e facilitazione;
• Elevata tolleranza per l'ambiguità e la flessibilità - il ruolo del direttore, che include consulente aziendale, mentore, investitore, padrone di casa e collezionista di debiti, ha molti aspetti contraddittori, nonché la responsabilità degli inquilini in termini di aiutarli a sviluppare la propria attività; Per quanto riguarda la gestione dell'incubatore d'impresa e gli investitori che hanno investito nell'incubatore e / o negli incubatori;
• Grande impegno nei progetti e apertura al lavoro per più ore rispetto alla media;
• Azione ed esito guidato;
• Fiducia, passione e entusiasmo per la missione dell'incubatore;
• Competenze e abilità di marketing e di pubbliche relazioni;
• Conoscenza e esperienza particolarmente rilevante delle industrie su cui si concentra l'incubatore d'impresa.

Oltre a concentrarsi sugli attributi e sulla mentalità imprenditoriale dell’incubatore manager / management , è importante che il fondatore dell'incubatore universitario (università):

• Abbia formulato e comunicato all'incubatore lo scopo di un incubatore universitario consolidato;

• Sia chiaro e comunichi con l'incubatore il livello di finanze ottenuto da sponsor / sovvenzioni;

• Abbia fissato e comunicato le misure di performance, che vengono regolarmente analizzate;

• I termini e le condizioni del contratto di lavoro del gestore dell'incubatrice garantiscono un sistema di award basato sull'incoraggiamento del successo con un sistema chiaro per la sostituzione se il successo non è previsto.

Il numero di personale della maggior parte degli incubatori di start-up universitarie britanniche e statunitensi varia da 1 a 12, ma la maggior parte dei programmi ha 1-2 dipendenti. Nella maggior parte dei casi, i responsabili del programma hanno un background imprenditoriale o aziendale. Gli studenti e gli alunni recenti sono un'altra fonte comune di personale incubatore.

Fonte: Oxford: In-depth review of UK and US university start-up incubators

L'incubatore universitario può essere istituito attraverso due set-up organizzativi fondamentali:

• Un'entità giuridica separata dove l'università (che può o non può essere considerata come stakeholder principale) insieme ad altre parti interessate istituisce il consiglio di amministrazione dell'incubatore universitario con un incubatore dirigente direttamente ai consigli di amministrazione;

• Un'entità integrata, in cui l'università può contenere l'incubatore universitario all'interno della sua organizzazione.

In entrambi i casi, l'università può offrire lo spazio per l'uso dell'incubatore, assegnare il personale di facoltà all'incubatore e offrire mentori e altri servizi universitari per l'utilizzo da parte dei clienti incubatori universitari.

Una combinazione di un consiglio di amministrazione e di un manager sembra più probabile essere un mix di successo per la gestione di un incubatore. In questo modo il consiglio può concentrarsi sulla formulazione e sull'attuazione della strategia di incubatori e tenere una visione chiara del progresso rispetto agli obiettivi fissati., Mentre il gestore può occuparsi della gestione quotidiana e di impegnarsi maggiormente con i clienti. A questo scopo, è essenziale una chiara divisione tra il comitato direttivo e la gestione quotidiana e che il comitato di governo sia sorvegliato da un organo di controllo centrale.

Fonte: The World Bank: Global Good Practice in Incubation Policy Development and Implementation, 2010

Figura: Quadro organizzativo per un'entità giuridica indipendente

(Fonte: Dietrich et al, 2010)

Figura: Quadro organizzativo per un'università integrataTBI

(Fonte: Dietrich et al, 2010)

Per prendere la decisione sullo sviluppo dell'incubatrice universitaria e sulla sua posizione, è necessario considerare le esigenze fondamentali delle aziende clienti, in modo che l'incubatore possa facilitare le esigenze del cliente per il business e il prodotto. "Di solito è consigliabile che lo spazio dell'incubatore sia abbastanza grande per ospitare da 20 a 30 clienti residenti in modo da spargere i costi delle strutture e delle operazioni tra un numero maggiore di inquilini ". (Trad. Dietrich et al.)

È importante mantenere l'equilibrio tra spazi comuni / condivisi e spazi affittati pagando gli utenti dell'incubatore universitario. "Si raccomanda che non superi il 30% dello spazio del pavimento dell'edificio." (Trad. Dietrich et al.)

Gli spazi comuni non ammessi possono includere:

• gli uffici per la gestione e il personale dell'incubatore,

• la lobby / reception,

• sale conferenze e sale riunioni,

• zone cucina / bevande,

• corridoi, scale e tutti gli altri spazi utilizzati da tutti i clienti.

Figura: Un incubatore di imprese di base locali

(Fonte: Dietrich et al, 2010)

Per ulteriori informazioni sui locali dell'incubatore universitario si prega di consultare il blocco Servizi - Come facciamo ad ammettere i nostri membri?